Inventario físico de existencias al final del ejercicio: cómo hacerlo
Por mise · Actualizado el 30/09/2026
Respuesta rápida: El inventario físico de existencias al final del ejercicio es el conteo real de todo lo que tienes en almacén al 31 de diciembre, valorizado al costo. SUNAT lo exige a todo contribuyente que maneje existencias; según el nivel de ingresos anuales que fija SUNAT, además corresponde llevar un registro de inventario permanente en unidades o valorizado. Se hace en 4 pasos: corte de operaciones, conteo, valorización y acta firmada.
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El 31 de diciembre no se cierra con el kardex: se cierra contando lo que hay en el almacén y explicando cada diferencia.
Qué es el inventario físico de existencias al cierre del ejercicio
Es la toma de inventario que haces al final del ejercicio gravable (en el Perú, el 31 de diciembre) para saber cuántas unidades de cada producto tienes realmente y cuánto valen al costo. No es el saldo que dice tu sistema: es lo que ves, cuentas y pesas en el almacén, la cocina, la barra o la trastienda.
Ese conteo cumple dos funciones. La primera es contable: el saldo de existencias que aparece en tu balance debe salir de un inventario físico y no de una estimación. La segunda es tributaria: el costo de ventas que deduces para el Impuesto a la Renta se calcula con inventario inicial + compras − inventario final, y SUNAT puede pedirte que sustentes ese inventario final con el acta de la toma física.
Si el inventario final está inflado, el costo de ventas baja y pagas más impuesto del que corresponde. Si está desinflado sin sustento, SUNAT puede reparar la diferencia. Por eso el conteo tiene que ser real, documentado y firmado.
Quién está obligado y qué registro debe llevar
El Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta escalona las obligaciones según el nivel de ingresos brutos anuales, medido en UIT. En términos generales, la escalera es esta:
| Nivel de ingresos | Qué debes llevar | Con qué frecuencia |
|---|---|---|
| Tramo menor | Inventario físico de existencias al final del ejercicio | Una vez al año |
| Tramo intermedio | Registro de inventario permanente en unidades físicas, más el inventario físico anual | Movimiento a movimiento, en unidades |
| Tramo superior | Registro de inventario permanente valorizado (kardex valorizado), más el inventario físico anual | Movimiento a movimiento, en unidades y soles |
Los umbrales exactos en UIT los fija SUNAT y se actualizan con el valor de la UIT de cada año, así que confírmalos con tu contador antes de decidir qué registro te toca. Lo que no cambia es esto: todos los tramos deben hacer el inventario físico al cierre. Quien lleva kardex valorizado lo usa para cruzar; quien no lo lleva, lo usa como única prueba de sus existencias.
Si estás en el tramo superior, la guía de registro de inventario permanente valorizado explica el formato columna por columna. Esta guía se centra en la toma física, que es la parte que todos comparten.
Cómo hacer la toma de inventario paso a paso
- Fija la fecha y el corte. Lo ideal es contar el 31 de diciembre o el primer día hábil siguiente, con las compras del año ya ingresadas y sin despachar nada hasta terminar. Si recibes mercadería durante el conteo, sepárala y regístrala aparte.
- Ordena el almacén. Un producto, una ubicación. Junta lo mismo en un solo sitio, retira lo vencido o dañado a una zona aparte (ese lote será desmedro, no existencia) y rotula los anaqueles.
- Arma el equipo. Quien cuenta no debería ser quien registra las compras. Con dos personas por zona (una cuenta, otra anota) reduces errores y tienes un segundo par de ojos para firmar.
- Cuenta y registra. Con planilla impresa (código, descripción, unidad, cantidad) o con una app en el celular. Escanear el código de barras es más rápido y evita que "Aceite Primor 1 L" y "Aceite Primor 900 ml" terminen en la misma línea.
- Vuelve a contar las diferencias. Compara el conteo con el saldo teórico del kardex. Todo lo que no cuadre se cuenta otra vez antes de aceptar la cifra.
- Valoriza y firma. Aplica el costo unitario del método que uses, totaliza y haz firmar el acta a los responsables.
Con mise la toma se hace desde el celular: escaneas el código de barras, la IA encuentra el producto con nombre, marca, categoría, unidad y foto, y solo digitas la cantidad. Si el código no está, la IA lo identifica. Terminas el conteo, lo exportas a Excel o PDF y tu contador lo usa como sustento.
Valorización: costo promedio y PEPS
Contar unidades es la mitad del trabajo. El inventario final se expresa en soles, y para eso cada producto necesita un costo unitario. La Ley del Impuesto a la Renta admite varios métodos; los dos que usa casi todo negocio en el Perú son estos:
- Costo promedio ponderado. Cada compra recalcula el costo: (valor del saldo + valor de la compra) ÷ (unidades del saldo + unidades compradas). Es el más simple y el que traen por defecto la mayoría de los sistemas.
- PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Las salidas se valorizan al costo de los lotes más antiguos; lo que queda en almacén lleva el costo de las últimas compras. Se usa mucho con perecibles porque refleja cómo rota la mercadería de verdad.
Elige uno y aplícalo de forma uniforme durante todo el ejercicio. Cambiar de método a mitad de año es una de las observaciones más frecuentes en una fiscalización. Si quieres profundizar, mira la guía de valoración de inventario.
Kardex valorizado e inventario físico: cómo se cruzan
El kardex valorizado es el registro teórico: cada entrada por compra, cada salida por venta o consumo, y el saldo que debería haber. El inventario físico es la realidad. La conciliación entre ambos es lo que le da valor tributario al conteo.
| Situación | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Físico = kardex | El control funciona | Firmar y archivar |
| Físico < kardex | Faltante: merma, robo, error de registro o venta sin salida | Investigar, sustentar y ajustar el kardex |
| Físico > kardex | Sobrante: compra sin ingresar, devolución no registrada | Buscar el comprobante y regularizar |
Las diferencias tienen nombre propio en la práctica tributaria peruana. La merma es la pérdida física en cantidad por la naturaleza del bien o del proceso (evaporación, pesado, derrame); el desmedro es la pérdida de calidad que deja el bien inservible (vencido, dañado, obsoleto). Cada una se acredita de forma distinta para que sea deducible, y lo explicamos en detalle en la guía de merma y desmedro.
Un faltante sin explicación no es merma ni desmedro: es una diferencia de inventario, y SUNAT puede tratarla como venta omitida. Por eso conviene identificar la causa de cada línea antes de cerrar el acta, y no dejar ese trabajo para cuando llegue el requerimiento.
Si haces conteos periódicos durante el año (mensuales o por zona del almacén), el cierre deja de ser una sorpresa. En mise, comparar dos conteos te da las mermas en unidades y en soles por producto, y el costo de venta real sale solo con inventario inicial + compras − inventario final.
Formato del acta de inventario físico
SUNAT no impone un modelo único de acta para la toma física, pero sí exige que el inventario esté documentado y que sustente el saldo del balance. Un acta completa lleva un encabezado con los datos del negocio y un detalle por producto con estas columnas:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Código | Código interno o de barras del producto |
| Descripción | Nombre, marca y presentación |
| Unidad de medida | Unidad, kg, litro, caja |
| Cantidad contada | Lo que se contó físicamente |
| Costo unitario | Según el método de valorización |
| Costo total | Cantidad × costo unitario |
| Saldo según kardex | Cantidad teórica antes del conteo |
| Diferencia y observación | Faltante o sobrante, con la causa |
El encabezado debe indicar razón social y RUC, dirección del almacén, fecha y hora de inicio y fin del conteo, método de valorización y nombres de quienes contaron y supervisaron. Al pie, el total en soles y las firmas. Si tienes varios almacenes o locales, un acta por cada uno y un resumen consolidado.
Ese es exactamente el archivo que exporta mise al terminar un conteo: producto, unidad, cantidad, costo y total, listo en Excel o PDF para que tu contador lo pase al formato que use y lo archive junto con el balance.
Ejemplo completo en soles
· Arroz Costeño 5 kg: kardex 120, contado 118, costo S/ 21.50 → total S/ 2,537.00; diferencia −2 (bolsas rotas, merma).
· Aceite Primor 1 L: kardex 85, contado 85, costo S/ 9.80 → total S/ 833.00; sin diferencia.
· Leche Gloria 400 g: kardex 240, contado 232, costo S/ 3.90 → total S/ 904.80; diferencia −8, de las cuales 6 vencidas (desmedro) y 2 sin explicación.
Inventario final: S/ 4,274.80. Con inventario inicial de S/ 3,900.00 y compras del año por S/ 62,500.00, el costo de ventas queda en 3.900 + 62.500 − 4.274,80 = S/ 62,125.20.
Fíjate en la última línea: las 6 latas vencidas se sustentan como desmedro (destrucción con las formalidades del caso) y las 2 restantes quedan como diferencia de inventario. Separarlas en el acta es lo que permite defender cada sol del costo de ventas.
Escanea, cuenta y exporta el acta valorizada en Excel o PDF para tu contador. 7 días gratis, sin tarjeta.
Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Qué es el inventario físico de existencias al final del ejercicio?
Es el conteo real y valorizado de todas las existencias al 31 de diciembre. Sustenta el saldo de inventarios del balance y el costo de ventas que deduces para el Impuesto a la Renta.
¿Quién está obligado a hacer inventario físico para SUNAT?
Todo contribuyente que maneje existencias. Según el nivel de ingresos anuales que fija SUNAT, además puede corresponder llevar registro de inventario permanente en unidades físicas o valorizado.
¿Existe un formato oficial de inventario físico de SUNAT?
Para la toma física no hay un modelo único; sí lo hay para los registros permanentes. El acta debe incluir código, descripción, unidad, cantidad, costo unitario, costo total y las firmas de los responsables.
¿Qué pasa si el conteo no cuadra con el kardex?
Se investiga la causa de cada diferencia: merma, desmedro, error de registro o faltante. Lo que se sustenta se deduce; lo que queda sin explicación es diferencia de inventario y puede ser observado.
¿Qué método de valorización acepta SUNAT?
Costo promedio ponderado y PEPS son los más usados; hay otros admitidos por la ley. Lo importante es aplicar el mismo durante todo el ejercicio.
¿Puedo hacer el inventario físico con una app en lugar de planilla?
Sí. Lo que SUNAT necesita es el detalle valorizado y firmado, no el medio. Con mise escaneas los productos con el celular y exportas el acta en Excel o PDF.