Contagem de stock: como fazer passo a passo num restaurante ou café

Por mise · Atualizado a 30/09/2026

Resposta rápida: uma contagem de stock faz-se em quatro passos: (1) preparar — mercadoria toda arrumada, faturas lançadas, casa fechada ou antes do serviço; (2) contar por zonas físicas (câmara, arca, armazém seco, balcão, garrafeira), pela ordem em que os produtos estão na prateleira, uma pessoa por zona; (3) registar o que se vê, na unidade de contagem de cada produto, com os abertos em decimais; (4) fechar com data, hora e quem contou, valorizar ao preço da última fatura e comparar com a contagem anterior. Consumo = stock anterior + compras − stock atual.

A contagem de stock é o único momento em que se sabe, com certeza, o que há na casa. Tudo o resto — o que o sistema diz, o que se lembra, o que "costuma haver" — é estimativa. Este guia mostra como preparar, contar e fechar uma contagem para que o número sirva para alguma coisa: apurar o consumo, encontrar as quebras e fixar o food cost.

Quando contar

A melhor hora é com a casa fechada e a mercadoria toda recebida: antes de abrir, ou depois de fechar. Contar a meio do serviço, com produto a entrar e a sair, dá um número que não se compara com nada. Se não há alternativa, anote a hora exata de início e fim e as vendas desse intervalo.

Quanto à frequência, nem tudo se conta ao mesmo ritmo:

Passo 1 — Preparar a casa

• Arrumar antes de contar. Produto igual junto, caixas fechadas separadas das abertas, nada no chão nem em cima de outra coisa. Meia hora de arrumação poupa uma hora de contagem.
• Lançar as faturas pendentes. Tudo o que entrou até à hora da contagem tem de estar registado; senão o consumo sai errado.
• Imprimir ou abrir a lista por zonas — uma por zona, pela ordem da prateleira. Se um produto mudou de sítio, muda-se a lista antes.
• Decidir quem conta o quê. Uma pessoa por zona, de preferência alguém que não faz as encomendas dessa zona. Em casas pequenas, o dono conta tudo — e não há problema, desde que conte sempre.
• Balança à mão para os abertos que se pesam (queijos, enchidos, carne porcionada).

Passo 2 — Contar por zonas, pela ordem da prateleira

A regra que evita a maior parte dos erros: percorrer cada zona uma só vez, da esquerda para a direita e de cima para baixo, e registar pela mesma ordem. Uma lista ordenada alfabeticamente ou por famílias obriga a andar para trás e para a frente, e é assim que se saltam produtos.

Zonas típicas numa casa de restauração portuguesa:

• Câmara de frio: laticínios, carnes, peixe, legumes, preparações da casa.
• Arca congeladora: por prateleira ou gaveta.
• Armazém seco: azeites, conservas, farinhas, arroz, massas, molhos, café.
• Balcão: bebidas espirituosas, vinhos abertos, refrigerantes, cervejas do frigorífico, cafés e açúcar.
• Garrafeira: vinhos e espumantes fechados, por referência.
• Limpeza e descartáveis: detergentes, guardanapos, embalagens take-away.

Passo 3 — Registar sem erros

• Conte o que vê, não o que devia haver. Se o sistema diz 12 e há 9, escreve-se 9. A diferença é informação, não erro.
• Uma unidade de contagem por produto, sempre a mesma: garrafa, lata, quilo, embalagem. "12" sem unidade pode ser 12 garrafas ou 12 caixas.
• Caixas fechadas: registe "3 caixas × 24" e faça a multiplicação depois, no escritório. Em contagem, multiplicar de cabeça é onde nascem os erros.
• Abertos: em decimais a olho (0,25 · 0,5 · 0,75) para garrafas e garrafões, ou em peso se há balança. Escolha um critério e não o mude.
• Produto que não está na lista: aponta-se no fim, com nome e formato, e acrescenta-se à lista para a próxima.
• Sem rasuras. Enganou-se? Escreva o número certo ao lado e rodeie-o.
• Validades curtas e embalagens danificadas vão para a coluna de observações; é daí que sai a lista de quebras previsíveis.

Folha de contagem de exemplo

Zona "Balcão" de um café-restaurante, pela ordem em que os produtos estão. A coluna da quantidade é a mais larga, e há uma linha de separação a cada cinco produtos.

O preço de compra não vai nesta folha: preenche-se no escritório com a última fatura. Assim quem conta concentra-se na quantidade e não há preços "de memória" no inventário.

Passo 4 — Fechar a contagem

1. Data, hora e nome em cada folha. Duas semanas depois ninguém sabe qual é a boa nem a quem perguntar.
2. Passar para a folha de cálculo no próprio dia, com o preço da última fatura em cada produto. Amanhã já é outra contagem.
3. Valorizar: quantidade × preço de compra, por produto e total. É o valor do stock — dinheiro parado em forma de comida e bebida.
4. Apurar o consumo: stock anterior + compras do período − stock atual. Por produto e no total.
5. Comparar com as vendas: o que a caixa registou, pelas fichas técnicas, justifica este consumo? A diferença é a quebra.
6. Guardar a contagem fechada sem a alterar. Corrige-se na próxima, nunca na que já fechou.

Os erros que estragam uma contagem

1. Contar de memória. "Ali há sempre duas caixas" — até ao dia em que há uma.
2. Misturar unidades. Garrafas com caixas, quilos com embalagens.
3. Lista por famílias em vez de por zonas. Dá voltas à casa e saltam-se produtos.
4. Contar a meio do serviço sem anotar o intervalo.
5. Deixar a transcrição para depois. Os números arrefecem e os erros de leitura multiplicam-se.
6. Não comparar com a anterior. Uma contagem isolada é uma lista; duas contagens são informação.

Contar com o telemóvel, por código de barras

A folha de papel funciona bem até cerca de 150 a 200 produtos. A partir daí a contagem alonga-se, a transcrição demora mais do que a contagem e os erros multiplicam-se. Ler o código de barras com a câmara do telemóvel substitui a folha e a transcrição ao mesmo tempo: aponta-se ao produto, escreve-se a quantidade e o registo fica feito, na unidade certa, com data e quem contou.

Com a mise o produto vem já completo — nome, marca, categoria, unidade —, porque a IA da mise o encontra pelo código de barras ou por fotografia; por isso, não há fichas para criar antes de começar. Ao fechar, a contagem fica valorizada em euros e comparada com a anterior, produto a produto, e exporta-se para Excel com as mesmas colunas desta folha. Para ver o que a base devolve para um código da sua prateleira, use a consulta de código de barras (grátis, sem registo); a folha de contagem desta página existe também em Excel, em português de Portugal, no guia gestão de stocks em Excel. Veja também como organizar o controlo de stock em torno das contagens.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora uma contagem de stock?

Num café com 80 a 100 produtos, 45 minutos a uma hora em papel; num restaurante com 300 produtos, uma manhã. Com leitura por código de barras, o tempo é o de percorrer a casa: a transcrição desaparece.

Devo contar com a casa aberta?

Evite. Se não houver alternativa, conte zona a zona nas horas mortas, anote a hora de início e fim de cada zona e as vendas nesse intervalo. Bebidas do balcão contam-se sempre com o balcão fechado.

Como registo garrafas abertas?

Em decimais a olho — 0,25, 0,5, 0,75 — desde que todos os que contam usem a mesma escala. Para bebidas espirituosas de balcão isto é suficiente; para produtos de cozinha porcionados, a balança é mais fiável.

Que preço uso para valorizar o stock?

O preço de compra da última fatura, sem IVA. Nunca o preço de venda: valorizar a preço de venda mistura margem com stock e infla o número.

O que faço quando a contagem não bate com o sistema?

A contagem física é a verdade; o sistema ajusta-se a ela. Registe a diferença como quebra ou como acerto, com o motivo se o souber, e procure a causa nos produtos de maior diferença em euros: é ali que está o dinheiro.

Preciso de contar tudo todos os meses?

O inventário geral, sim, ao fim do mês: é o número que o contabilista pede e que fixa o food cost. Entre inventários gerais, contar semanalmente os 20 produtos de maior valor apanha a maior parte das quebras com uma fração do esforço.