Control de inventarios en farmacia y droguería
Por mise · Actualizado el 07/10/2026
Respuesta rápida: en una droguería o farmacia el inventario se controla por producto, lote y fecha de vencimiento: se registra el lote al recibir, se despacha primero lo que vence antes (FEFO), se hacen conteos cíclicos y se revisan los vencimientos cada mes. Los medicamentos que el fabricante indica refrigerar se guardan en nevera con registro de temperatura.
mise es una app de inventario: escaneas el código de barras con el celular o tomas una foto y el producto llega completo, con nombre, marca, categoría y foto; si no lo conoce, la IA de mise lo identifica. 7 días gratis, sin tarjeta; después, $139.000 COP al mes.
En una droguería el inventario no es solo cuánto hay: es qué lote es, cuándo vence y en qué condiciones se guardó. Un producto vencido en la estantería es plata perdida y un problema con la autoridad sanitaria.
Qué exige el control de inventarios en una droguería
En Colombia, la Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social adoptó el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos. Aplica a los establecimientos donde se almacenan, comercializan, distribuyen o dispensan medicamentos y dispositivos médicos, e incluye procesos como la recepción, el almacenamiento y la dispensación. El INVIMA es la entidad nacional de vigilancia sanitaria de medicamentos y la inspección local la hacen las secretarías de salud. Los requisitos exactos para tu establecimiento confírmalos con tu director técnico o regente de farmacia y con la secretaría de salud.
Lotes y fechas de vencimiento
- Registra lote y vencimiento al recibir, desde la factura y el empaque, no al vender.
- Despacha por FEFO (primero en vencer, primero en salir), que en farmacia es más útil que PEPS.
- Revisa cada mes lo que vence en los próximos tres meses y negocia la devolución o el cambio con el proveedor antes de que venza.
- Lo vencido sale del inventario disponible y va a un área separada y señalizada.
Semáforo de vencimientos (herramienta gratis)
Escribe producto, lote, fecha de vencimiento y cantidad. Se ordena solo: primero lo que vence antes. Nada sale de tu computadora o celular.
| Producto | Lote | Vence | Cantidad | Estado |
|---|
Cadena de frío
Los productos que el fabricante indica conservar refrigerados (normalmente entre 2 °C y 8 °C, según la etiqueta) van en una nevera exclusiva para medicamentos, con termómetro y registro de temperatura. En el inventario, cuéntalos aparte y revisa su vencimiento con más frecuencia: una ruptura de la cadena de frío inutiliza el lote completo.
Conteos cíclicos y kardex
En una droguería con cientos o miles de referencias, cerrar para contar todo es caro. El conteo cíclico reparte el inventario: cada semana se cuenta un grupo, empezando por lo de más rotación y más valor. Cada conteo se compara con el saldo del kardex y cada diferencia se investiga (venta sin registrar, error de recepción, pérdida).
Paso a paso del control de inventarios en farmacia
- Organiza por ubicación. Estantería, vitrina, nevera y bodega; cada producto siempre en el mismo lugar.
- Registra lote y vencimiento al recibir. En cada factura de compra, anota lote, fecha de vencimiento y cantidad de cada referencia.
- Despacha por FEFO. Lo que vence primero sale primero, aunque haya llegado después.
- Haz conteos cíclicos. Cuenta cada semana un grupo de referencias (las de mayor rotación y valor) en vez de cerrar la droguería para contar todo.
- Revisa vencimientos cada mes. Separa lo vencido o por vencer y gestiona devoluciones con el proveedor a tiempo.
- Cuadra el kardex. Compara el conteo con el saldo del kardex; investiga cada diferencia.
Medicamentos de control especial
Los medicamentos de control especial tienen reglas propias de compra, almacenamiento, registro y reporte. Llévalos en un control separado, con el procedimiento que te indique la autoridad competente, y no los mezcles con el conteo general.
El inventario de la droguería con el celular
Con mise escaneas el código de barras con el celular y el producto llega con nombre, presentación y foto; el conteo queda guardado con fecha y responsable, la diferencia contra el conteo anterior sale sola y exportas a Excel o PDF. Si un código no está en la base, la IA de mise lo identifica.
Escaneas el código de barras o tomas una foto y la IA de mise encuentra el producto y lo clasifica. 7 días gratis, sin tarjeta; después, $139.000 COP al mes.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se lleva el control de inventarios en una droguería?
Por producto, lote y fecha de vencimiento: se registra el lote al recibir, se despacha por FEFO, se hacen conteos cíclicos, se revisan los vencimientos cada mes y se cuadra el kardex.
¿Qué es FEFO en farmacia?
First Expired, First Out: sale primero lo que vence primero, aunque haya llegado después. En medicamentos es más útil que PEPS porque protege contra los vencimientos.
¿Qué norma regula el servicio farmacéutico en Colombia?
La Resolución 1403 de 2007 del Ministerio de la Protección Social adoptó el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos. Confirma con tu director técnico los requisitos que aplican a tu establecimiento.
¿Cada cuánto se revisan los vencimientos?
Al menos una vez al mes, mirando lo que vence en los próximos meses, para poder devolverlo o venderlo a tiempo.
¿Qué es mise y cuánto cuesta?
mise es una app de inventario: escaneas el código de barras con el celular y el producto llega completo. Son 7 días gratis, sin tarjeta; después, $139.000 COP al mes.