Inventur-App: Bestand mit dem Handy per Barcode zählen

Von mise · Aktualisiert am 10. November 2026

Kurz beantwortet: Eine Inventur-App macht aus Ihrem Smartphone einen Zähler. Sie richten die Kamera auf den Barcode, die App erkennt den Artikel, und Sie tippen nur noch die Menge. Bei mise erscheint das Produkt komplett mit Name, Marke, Kategorie, Größe und Foto. Das Ergebnis exportieren Sie als Excel oder PDF. Ein Handscanner ist dafür nicht nötig.

Zettel, Klemmbrett, später das mühsame Abtippen in die Tabelle: So sieht Inventur in vielen kleinen Betrieben noch aus. Mit dem Handy geht es einfacher. Dieser Ratgeber zeigt, wie das Zählen per Barcode abläuft und wofür Sie die App danach nutzen können.

Was eine Inventur-App leisten sollte

Eine gute Inventur-App nimmt Ihnen drei Dinge ab: das Suchen, das Tippen und das Zusammenrechnen. Beim Suchen hilft der Scan. Sie halten die Kamera auf den Strichcode, und der Artikel steht auf dem Display. Beim Tippen bleibt nur die Menge übrig. Und die Summen entstehen von selbst, statt am Abend in einer Tabelle.

• Scannen mit der Handykamera. Sie brauchen keinen Handscanner. Das Telefon in Ihrer Tasche reicht.
• Vollständige Artikeldaten. Bei mise kommt das Produkt mit Name, Marke, Kategorie, Größe und Foto zurück. Sie erkennen sofort, ob es der richtige Artikel ist.
• Foto statt Strichcode. Ist der Code beschädigt oder fehlt er, machen Sie ein Foto der Packung.
• Auswertung nach der Zählung. Sie vergleichen Zählungen miteinander und sehen, wie viel verbraucht wurde oder fehlt.
• Export. Die Liste lässt sich als Excel oder PDF weitergeben, zum Beispiel an die Steuerberatung.

So läuft eine Zählung mit dem Handy ab

1. Zählung anlegen. Öffnen Sie die App und starten Sie eine neue Zählung für Ihr Lager, Ihre Bar oder Ihren Laden.
2. Einen Bereich wählen. Fangen Sie am besten links oben im Regal an und arbeiten Sie sich Fach für Fach voran. Ein fester Weg verhindert, dass Sie etwas auslassen oder doppelt zählen.
3. Scannen. Kamera auf den Barcode. Das Produkt erscheint, Sie prüfen kurz das Foto.
4. Menge eintragen. Zählen Sie in der Einheit, die die App verlangt. Stehen zwölf Flaschen in einem Karton und Sie haben drei Kartons, sind das 36 Flaschen. Achten Sie vor dem Addieren auf die Einheit.
5. Weiter zum nächsten Artikel. Bis der Bereich fertig ist. Dann der nächste Bereich.
6. Zählung abschließen. Erst jetzt rechnen Sie aus, was Sie weiterverwenden: Bestand, Wert, Abweichung zur letzten Zählung.

Wie Sie die ganze Inventur drumherum planen, steht im Ratgeber Inventur durchführen: Schritt für Schritt.

Papier, Tabelle oder App: ein Vergleich

Wer von Papier kommt, spart meist am meisten Zeit. Eine kleine Bar oder ein Café braucht auf Papier oft 30 bis 60 Minuten, ein Restaurant mit voller Küche ein bis drei Stunden. Mit Scannen halbiert sich das erfahrungsgemäß. Das hängt aber von Ihrem Lager ab, versprechen können wir keine feste Zeit.

Artikel ohne Barcode und lose Ware

Nicht alles hat einen Strichcode. Obst und Gemüse, Brot von der Theke oder ein selbst abgefüllter Honig tragen oft keinen. Solche Artikel legen Sie von Hand an, mit Name und Einheit. Notieren Sie, wo die Ware lag, damit später jemand nachsehen kann. Codes, die mit 2 beginnen, stammen oft von der Ladenwaage und gelten nur im jeweiligen Markt. Wie Sie solche Nummern einordnen, lesen Sie unter EAN-Code suchen.

Zu zweit oder im Team zählen

In mise zählen mehrere eingeladene Personen gemeinsam im selben Laden. Das ist praktisch, wenn Kühlhaus, Trockenlager und Bar gleichzeitig dran sind. Teilen Sie die Bereiche vorher auf und klären Sie, wer welchen Bereich übernimmt. Sonst zählen zwei Personen dasselbe Regal, und niemand zählt das nächste.

Nach der Zählung: vergleichen, nachbestellen, weitergeben

Die Zählung ist nur der Anfang. Vergleichen Sie zwei Zählungen, sehen Sie Verbrauch und Schwund. mise erstellt außerdem eine Einkaufsliste nach Mindestbestand: Fällt ein Artikel darunter, steht er auf der Liste. Mehr dazu im Ratgeber Lagerverwaltung für kleine Läden. Für die Gastronomie rechnen Sie aus der Zählung den Wareneinsatz, wie in Wareneinsatz berechnen beschrieben.

Worauf Sie bei der Auswahl achten

• Läuft die App auf Ihrem Handy und können Sie sie kostenlos testen?
• Findet sie Produkte automatisch, oder müssen Sie jeden Artikel selbst anlegen?
• Können mehrere Personen gleichzeitig zählen?
• Lassen sich Ergebnisse exportieren, damit Sie nicht in der App festsitzen?
• Passt der Ablauf zu Ihrem Betrieb? Probieren Sie ihn mit einem einzelnen Regal aus, bevor Sie das ganze Lager zählen.

Typische Fehler beim Zählen mit dem Handy

• Doppelt gescannt. Wer ein Fach zweimal durchgeht, zählt die Ware doppelt. Markieren Sie fertige Fächer oder gehen Sie strikt in einer Richtung.
• Falsche Einheit. Ein Karton mit sechs Flaschen ist nicht dasselbe wie eine Flasche. Prüfen Sie nach dem Scan kurz, in welcher Einheit die App fragt.
• Ähnliche Verpackungen verwechselt. Zwei Sorten Joghurt mit fast gleichem Deckel? Schauen Sie aufs Foto, das nach dem Scan erscheint, bevor Sie die Menge eintragen.
• Zählung unterbrochen. Wenn Sie mittendrin abbrechen müssen, merken Sie sich das Fach, in dem Sie waren, oder legen Sie ein Stück Klebeband davor.
• Kein Ladestand. Ein leerer Akku mitten im Kühlhaus kostet mehr Zeit als jede Tabelle. Nehmen Sie eine Powerbank mit.

Die ersten 30 Minuten: ein Testlauf

Bevor Sie das ganze Lager umstellen, nehmen Sie ein einzelnes Regal oder einen Kühlschrank. Zählen Sie ihn einmal auf Papier und einmal mit dem Handy. So sehen Sie ohne Risiko, ob der Ablauf zu Ihrem Betrieb passt. Beim zweiten Durchgang fällt auf, wie viele Artikel schon in der App stehen und wo Sie von Hand ergänzen müssen. mise lässt sich dafür kostenlos testen, ohne Karte.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Barcode stimmt oder zu welchem Produkt er gehört, prüfen Sie ihn vorab auf der Seite EAN-Code suchen. Dort sehen Sie auch, ob die Prüfziffer passt.

Für welche Betriebe sich die Handy-Inventur eignet

Überall dort, wo viele verpackte Artikel mit Strichcode lagern: Restaurants, Cafés, Bäckereien, Apotheken, Supermärkte und Einzelhandel. Bei sehr viel loser Ware ohne Verpackung ist der Vorteil kleiner, weil dort ohnehin von Hand gezählt wird. Gemischte Betriebe profitieren trotzdem, denn der verpackte Teil geht schneller, und Sie haben mehr Zeit für den Rest.

Im Restaurant sehen Sie, wie die Zählung nach Lagerort aufgebaut wird, in Inventur in der Gastronomie. An der Bar finden Sie Regeln für angebrochene Flaschen in Bar-Inventur. Wer zählt, um sich selbstständig zu machen, liest Inventurhelfer werden.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Handscanner für die Inventur?

Nein. Die Kamera Ihres Smartphones liest den Barcode, und mise zeigt das Produkt mit allen Angaben. Artikel ohne Barcode legen Sie von Hand an.

Kann ich eine Inventur-App kostenlos testen?

Ja. mise lässt sich kostenlos testen, ohne Karte. Probieren Sie es zuerst an einem Regal oder einem Kühlschrank aus.

Was mache ich mit Artikeln, die keinen Barcode haben?

Sie legen sie mit Name und Einheit selbst an und notieren, wo sie lagen. So kann der Betriebsleiter später nachsehen. Bei beschädigtem Code hilft oft ein Foto der Packung.

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zählen?

Ja. In mise zählen mehrere eingeladene Personen gemeinsam im selben Laden. Teilen Sie die Bereiche vorher auf, damit nichts doppelt oder gar nicht gezählt wird.

Ersetzt die App die gesetzliche Inventur?

Sie ersetzt nicht die Pflichten, die für Ihren Betrieb gelten, sondern hilft beim Zählen und Dokumentieren. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange dauert eine Zählung mit dem Handy?

Das hängt von Größe und Ordnung Ihres Lagers ab. Auf Papier braucht eine kleine Bar oft 30 bis 60 Minuten. Mit Scannen halbiert sich das erfahrungsgemäß, verbindlich ist das aber nicht.