Inventur durchführen: Schritt für Schritt erklärt

Von mise · Aktualisiert am 10. November 2026

Kurz beantwortet: Eine Inventur läuft in fünf Schritten: Termin festlegen, Wareneingänge und Ausschuss buchen, Bereich für Bereich nach festem Laufweg zählen, die Menge mit dem Einkaufspreis bewerten und das Ergebnis mit dem Vorjahr oder der letzten Zählung vergleichen. Bei der Jahresinventur gelten für Kaufleute gesetzliche Vorgaben. Details dazu klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Viele fürchten die Inventur, weil sie lang dauert und am Ende doch Zahlen herauskommen, denen niemand traut. Das lässt sich ändern. Mit einer klaren Vorbereitung und einem festen Ablauf wird die Zählung ruhig und nachvollziehbar, im Laden genauso wie in der Küche.

Warum Inventur?

Die Inventur beantwortet zwei Fragen: Was liegt wirklich im Lager, und was ist es wert? Kaufleute sind nach § 240 HGB grundsätzlich verpflichtet, ihre Vermögensgegenstände zu erfassen, zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Ende jedes Geschäftsjahres. Ob das auch für Sie gilt und wie genau, hängt von Rechtsform und Gewinnermittlung ab. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater. Unabhängig von der Pflicht lohnt sich die Zählung: Sie zeigt Schwund, Überbestände und Ladenhüter, bevor sie teuer werden.

Welche Arten von Inventur gibt es?

• Stichtagsinventur: Sie zählen alles zu einem festen Termin, meist rund um das Ende des Geschäftsjahres. Das ist die klassische Jahresinventur.
• Permanente Inventur: Der Bestand wird laufend fortgeschrieben, und die Ware wird über das Jahr verteilt gezählt. Das setzt eine saubere Bestandsführung voraus.
• Zwischenzählungen: Wöchentlich oder monatlich zählen Sie die Artikel, die viel Geld binden oder schnell verderben. Sie sind keine Pflicht, aber ein gutes Frühwarnsystem.

Welche Verfahren für Ihr Unternehmen zulässig sind, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser Ratgeber beschreibt den praktischen Ablauf.

Schritt 1: Termin und Team festlegen

Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem sich der Bestand nicht bewegt: nach Ladenschluss, vor der ersten Lieferung, an einem ruhigen Montagmorgen. Legen Sie vorher fest, wer welchen Bereich zählt. Zählen Sie nach Möglichkeit zu zweit, einer zählt und einer erfasst, oder beide zählen verschiedene Bereiche.

Schritt 2: Wareneingänge und Ausschuss klären

Buchen Sie alle Lieferungen bis zum Stichtag. Was gekommen, aber nicht erfasst ist, taucht später als Fehlmenge auf. Dasselbe gilt für Bruch, Verderb und Warenproben: Schreiben Sie auf, was seit der letzten Zählung ausgesondert wurde. Ware, die Ihnen nicht gehört, etwa Kommissionsware, Rücksendungen oder fremdes Eigentum, kommt separat.

Schritt 3: Lager vorbereiten

Gleiche Artikel nebeneinander, älteste Ware nach vorn, Etiketten sichtbar. Ein aufgeräumtes Lager zählt sich fast doppelt so schnell, und Sie finden nebenbei, was abgelaufen ist.

Schritt 4: Nach festem Laufweg zählen

1. Zählen Sie Bereich für Bereich: Verkaufsfläche, Lager, Kühlung, Büro. Schließen Sie einen Bereich ab, bevor Sie den nächsten beginnen.
2. Arbeiten Sie in Regalreihenfolge, von links nach rechts und von oben nach unten.
3. Zählen Sie volle Einheiten zuerst, danach angebrochene Packungen.
4. Kennzeichnen Sie fertig gezählte Bereiche, zum Beispiel mit Klebeband.
5. Zählen Sie nicht dieselbe Ware in zwei Einheiten, Karton und Stück, auf derselben Zeile.

Mit einer App wie mise scannen Sie den Barcode und tragen nur die Menge ein. Das Produkt erscheint mit Name, Marke, Größe und Foto. Mehr dazu im Ratgeber Inventur-App.

Schritt 5: Bewerten und auswerten

Die Menge allein sagt wenig. Erst mit dem Wert wird die Inventur zur Zahl für die Buchhaltung. Grundsätzlich bewerten Kaufleute den Bestand zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Bei beschädigter oder unverkäuflicher Ware kommen Abschläge in Frage. Wie das im Einzelfall geht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Rechnen Sie danach den Verbrauch aus: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Den Zusammenhang erklärt Wareneinsatz berechnen. Weichen Zählung und Kassenumsatz stark voneinander ab, prüfen Sie zuerst die Artikel mit der größten Differenz.

Besonderheiten im Einzelhandel

Im Laden zählen Sie zusätzlich Ware auf der Fläche, im Lager und im Schaufenster. Preisschilder und Barcodes sind meist vorhanden, Codes mit 2 am Anfang sind aber interne Waagen- oder Etikettencodes. Kleine Läden finden praktische Hinweise in Lagerverwaltung für kleine Läden.

Besonderheiten in der Gastronomie

Hier kommen Kühlung, Trockenlager und Getränke dazu, und vieles ist angebrochen. Eine eigene Anleitung finden Sie in Inventur in der Gastronomie. Für die Bar gibt es Tricks beim Zählen offener Flaschen: Bar-Inventur.

Typische Fehler

• Zählen, während noch geliefert wird.
• Einheiten mischen, einmal Karton, einmal Flasche.
• Alte Einkaufspreise verwenden.
• Einen Bereich überspringen, weil „da sich nichts ändert“.
• Differenzen sofort „korrigieren“, statt sie erst zu notieren und zu prüfen.

Zeitplan für die Jahresinventur

Die Jahresinventur gelingt, wenn Sie sie nicht erst am Vortag planen. Ein grober Zeitplan, den Sie an Ihren Betrieb anpassen:

Die Tabelle ist ein Vorschlag, keine Vorgabe. Welche Fristen für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was Sie nach der Zählung aufbewahren sollten

Die Inventurliste ist ein Beleg. Bewahren Sie sie so auf, dass Sie später nachvollziehen können, wer wann was gezählt hat: Datum, Bereich, Zähler, Mengen. Wenn Sie mit einer App zählen, exportieren Sie die Liste am Ende als Excel oder PDF und legen Sie sie zu Ihren Unterlagen. Wie lange Sie solche Unterlagen aufbewahren müssen und in welcher Form, ist eine Frage für Ihren Steuerberater.

Kleine Betriebe: so bleibt es machbar

Ein Café mit 150 Artikeln braucht kein Team von zehn Leuten. Zwei Personen, ein ruhiger Morgen und eine Liste in Laufweg-Reihenfolge genügen. Teilen Sie die Arbeit nach Bereichen: Eine Person nimmt Verkaufsfläche und Theke, die andere Lager und Kühlung. Bei etwa gleich großen Bereichen sind Sie nach der halben Zeit fertig. Wichtig ist, dass jede Ware nur einmal gezählt wird. Reden Sie vor dem Start darüber, wo die Grenze zwischen den Bereichen verläuft.

Ein Betrieb ohne eigene Mitarbeiter kann auch externe Hilfe holen. Wie das Geschäft der Inventurhelfer aussieht, steht im Ratgeber Inventurhelfer werden.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich eine Inventur machen?

Die Jahresinventur ist für viele Betriebe Standard. Zusätzlich lohnt sich ein Rhythmus: wöchentlich für teure oder verderbliche Artikel, monatlich für das ganze Lager.

Wie lange dauert eine Inventur?

Das hängt vom Lager ab. Eine kleine Bar oder ein Café schafft die Zählung auf Papier oft in 30 bis 60 Minuten, ein Restaurant mit voller Küche braucht eher ein bis drei Stunden.

Muss ich jedes Jahr zum Stichtag zählen?

Das hängt vom Verfahren ab, das für Ihren Betrieb zulässig ist, etwa Stichtagsinventur oder permanente Inventur. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Wie bewerte ich meinen Bestand?

Grundsätzlich mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Einheit mal Menge. Bei beschädigter Ware kann ein Abschlag nötig sein. Details klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Was tun bei Differenzen zwischen Zählung und Buchbestand?

Zuerst nachzählen, dann Lieferungen und Ausschuss prüfen und erst danach Ursachen wie Schwund oder falsche Portionen suchen. Korrigieren Sie nicht vorschnell.

Kann ich die Inventur mit dem Handy machen?

Ja. In mise scannen Sie den Barcode mit der Handykamera und tragen die Menge ein. Das Produkt erscheint komplett, und die Liste lässt sich als Excel oder PDF exportieren.