Cómo hacer un inventario de almacén en un restaurante o bar
Por mise · Actualizado el 18/09/2026
Respuesta rápida: para hacer un inventario de almacén, congela los movimientos (cuenta antes de abrir o después de cerrar), divide la casa por zonas, cuenta artículo por artículo escaneando el código de barras, cierra el recuento y compara con el conteo anterior más las compras. La diferencia son tus mermas. Con el móvil y un lector de códigos, un inventario de 6 horas baja a unos minutos.
¿Tienes un código de barras y no sabes qué producto es? Consúltalo aquí, gratis y sin registro.
El inventario es el recuento físico de todas las existencias que hay en la casa: almacén, cámara, congelador, barra y sala. Es lo que destapa las mermas y lo único que permite calcular el food cost real. Bien hecho, deja de ser un domingo entero perdido y se convierte en una rutina de minutos.
Los 3 tipos de conteo
No todos los recuentos sirven para lo mismo. Estos son los tres que necesita una operación de hostelería:
| Tipo | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|
| Periódico (1.º y 2.º conteo) | Cierre del periodo (semanal o mensual) | Cerrar el food cost y las mermas del periodo |
| Rotativo / parcial | Cualquier día, por zona o por categoría | Vigilar los artículos críticos (carne, pescado, destilados) |
| De recepción | En cada entrega del proveedor | Comprobar la mercancía contra el albarán y la factura |
El periódico es el que manda: el inventario final de un mes es el inventario inicial del siguiente, así que si ese número está mal, arrastras el error todo el año.
Antes de empezar: la preparación
- Elige la hora muerta. Antes de abrir o después del cierre, sin recepciones ni producción en marcha.
- Ordena las estanterías. Mismo producto junto, etiquetas hacia fuera, cajas abiertas delante.
- Decide la unidad de cada artículo (caja, botella, kilo, litro) y no la cambies a mitad del recuento.
- Ten a mano la balanza para lo fraccionado: sacos empezados, botellas abiertas, cubos de salsa.
- Reparte las zonas entre las personas que cuentan y define quién empieza por dónde.
Paso a paso del recuento
- Congela los movimientos. Cuenta antes de abrir o después de cerrar: existencias que se mueven durante el conteo dan un número falso.
- Divide por zonas. Almacén seco, cámara, congelador, barra, sala. Una zona cada vez, empezando siempre por el mismo punto y siguiendo el mismo sentido.
- Cuenta artículo por artículo y registra en el momento. El método más rápido es escanear el código de barras con el móvil: el producto entra identificado (nombre, marca, formato) sin teclear nada. Lo abierto o fraccionado se pesa; una balanza Bluetooth ahorra la mitad del tiempo.
- Cierra el conteo y saca el informe del periodo.
- Compara con el conteo anterior más las compras. La diferencia entre lo que debería haber y lo que hay son tus mermas. Investiga: desperdicio, ración fuera de escandallo, roturas, caducidades y desvíos.
Un ejemplo con números
Bar de menús, cierre de mes:
- Inventario inicial: 9.000,00 €
- Compras del mes: 11.000,00 €
- Inventario final (recuento real): 8.200,00 €
Consumo real = 9.000 + 11.000 − 8.200 = 11.800,00 €. Con una facturación de 38.000,00 €, el food cost es 31,1 %.
Si los escandallos dicen que ese volumen de ventas tendría que haber consumido 11.200,00 €, hay 600,00 € de merma — un 5,1 % del consumo, que sale entero del beneficio del mes.
Sin recuento no existe ni el consumo real ni la merma: solo hay la cuenta de compras, que no es lo mismo. Comprar no es consumir.
Errores que estropean el inventario
- Contar de memoria o "a ojo" — una estimación no es un recuento;
- Teclear a mano en una plantilla de Excel: lento y lleno de erratas;
- Olvidar lo abierto y la producción propia (lo que está en cocina también son existencias);
- No investigar las diferencias: contar y no actuar es contar para nada;
- Mezclar unidades (caja × botella × kilo) — hay que estandarizar antes de empezar;
- Contar con el servicio abierto, con el camarero sacando cervezas de la misma cámara que estás contando.
Cada cuánto hacer un inventario
| Qué | Frecuencia | Motivo |
|---|---|---|
| Inventario general | Mensual | Cerrar el food cost del periodo |
| Carne, pescado y destilados | Semanal | Es donde se esconde el desvío y el dinero |
| Barril y vino por copas | Semanal, por peso | Lo servido no cuadra nunca con lo comprado |
| Recepción de mercancía | En cada entrega | Lo que no se comprueba en el momento ya no se reclama |
Plantilla de Excel o app de inventario
Una plantilla de Excel funciona al principio, pero cada conteo es teclear, arreglar fórmulas rotas y horas de trabajo. Una app con lector de códigos de barras hace el camino inverso: escaneas y ya está contado.
En la mise la IA encuentra el producto con el código de barras o con una foto y lo clasifica. El conteo se cierra en el móvil, y el food cost y el informe de diferencias salen solos: un inventario que costaba 6 horas baja a unos minutos.
Escanear el código de barras: cómo funciona
- Apuntas con la cámara del móvil al código de la etiqueta y el artículo aparece con nombre, marca y formato.
- Los códigos que empiezan por 84 son de España (prefijo GS1); el resto de Europa y de Latinoamérica también se reconocen.
- Escribes solo la cantidad. Si el artículo está abierto, lo pones en la balanza y el saldo se ajusta.
- Cada conteo queda guardado, así que la comparación con el mes anterior es automática.
- Con un lector Bluetooth el ritmo sube a varias unidades por segundo en el almacén seco.
Qué hacer con las diferencias
Un inventario solo vale lo que valen las decisiones que provoca. Con el informe de diferencias delante:
- Ordena las mermas por dinero, no por unidades: diez yogures perdidos importan menos que una botella de destilado.
- Separa lo explicable (rotura, caducidad, invitaciones) de lo que no tiene explicación.
- Comprueba los escandallos de los platos que más salen: casi siempre la ración real es mayor que la de la ficha.
- Revisa el precio de venta de los artículos cuyo coste haya subido desde el último recuento.
- Repite el recuento de los artículos problemáticos la semana siguiente para ver si la medida ha funcionado.
Lector de código de barras, balanza Bluetooth e informe de diferencias automático. Gratis, sin tarjeta.
Crear cuenta gratisLo que cuesta equivocarse con el food cost
En una casa que factura 100.000 € al mes, tres puntos de food cost de más son 3.000 € al mes que desaparecen sin aparecer en ninguna factura: la merma de almacén no manda recibo. Es margen que se pierde entre la compra y el plato, no falta de clientes.
La única forma de verlo es contar dos veces el mismo almacén y mirar la diferencia. Por eso el inventario no es burocracia: es el informe de resultados de la cocina.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en un restaurante?
Un inventario general como mínimo una vez al mes, porque es el que cierra el food cost del periodo. Los artículos caros o críticos (carne, pescado, destilados) conviene contarlos cada semana. La mercancía que entra se comprueba contra el albarán en el momento de la entrega.
¿Cuáles son los tipos de conteo de existencias?
Periódico, que cierra el periodo y se hace con primer y segundo conteo; rotativo o parcial, que sirve para vigilar zonas y artículos críticos cualquier día; y de recepción, que compara lo que llega con el albarán del proveedor. Los tres se complementan y ninguno sustituye al periódico.
¿Plantilla de Excel o app de inventario?
La plantilla de Excel funciona en operaciones muy pequeñas, pero es lenta y propensa a erratas al teclear. Las apps con lector de código de barras, como mise (www.mise.ws), reducen un recuento de horas a minutos y calculan el food cost y las diferencias de forma automática.
¿Cómo se calculan las mermas con el inventario?
Se compara el consumo real (inventario inicial + compras − inventario final) con el consumo teórico que dicen los escandallos para las ventas del periodo. La diferencia es la merma, y conviene mirarla en euros y no en unidades para atacar primero lo que más duele.
¿Hay que contar los productos abiertos?
Sí. Un saco de harina empezado, una botella a medias o un cubo de salsa son existencias con valor. Lo fraccionado se pesa en la balanza y se registra en la misma unidad que el artículo cerrado, para que el saldo siga siendo comparable mes a mes.
¿Se puede hacer el inventario con el móvil?
Sí, y es la forma más rápida. La cámara del móvil hace de escáner de códigos de barras y el artículo entra identificado sin teclear. Si hace falta más velocidad, un lector Bluetooth se conecta al mismo móvil y permite contar el almacén seco a varias unidades por segundo.
¿Qué hago si el código de barras no está en la base?
En mise, la IA encuentra el producto con el código de barras o con una foto de la etiqueta y lo clasifica. Los artículos sin código, como la producción propia, se dan de alta una vez y se cuentan igual que el resto.