Plantilla de control de inventario en Excel: dónde funciona y dónde se rompe
Por mise · Actualizado el 18/09/2026
Respuesta rápida: una plantilla de control de inventario necesita, como mínimo, código, producto, unidad, existencias iniciales, entradas, salidas, saldo y coste unitario. Funciona hasta unas 200 referencias y un recuento al mes; por encima de eso, el tiempo de conteo y los errores de tecleo se convierten en el problema. Más abajo tienes el modelo en Excel (5 hojas, con fórmulas) para descargar y la estructura completa por si prefieres montar el tuyo.
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Todo bar y todo restaurante empieza con una hoja de cálculo. Cumple su papel al principio, pero tiene un techo — y conocer ese techo evita pasarse meses tomando decisiones con un número equivocado.
Descargar plantilla de control de inventario (.xlsx)
Aviso honesto: este fichero está en portugués de Brasil — no hay todavía una versión en español. Las fórmulas funcionan igual y los rótulos se cambian en un minuto: "Produtos" es Productos, "Contagem" es Conteo, "Entradas e saídas" es Entradas y salidas, "CMV" es food cost. Las columnas de coste vienen en reales (R$): cámbialas a € en tu copia, porque son solo el rótulo, no el cálculo. Si prefieres montar la tuya desde cero, la estructura exacta está en la sección siguiente.
Las cinco hojas del modelo (para copiarlo o montarlo tú)
El fichero tiene cinco hojas y ninguna de ellas es decorativa. Esta es la estructura exacta, por si quieres reproducirla en tu propio idioma:
| Hoja | Qué contiene |
|---|---|
| Léeme | Instrucciones de uso y orden de relleno |
| Productos | Código de barras · Producto · Grupo · Unidad (un/kg/L) · Coste unitario · Stock mínimo · Proveedor |
| Conteo | Fecha · Código de barras · Producto · Cantidad · Coste unitario · Valor · Observaciones |
| Entradas y salidas | Fecha · Código de barras · Producto · Tipo · Cantidad · Coste unitario · Valor |
| Food cost | Existencias iniciales + compras − existencias finales, dividido entre las ventas del periodo |
La clave está en que las hojas de Conteo y de Entradas y salidas no se rellenan a mano del todo: escribes el código de barras y un BUSCARV trae el nombre y el coste desde la hoja de Productos. Es lo que evita que el mismo artículo aparezca con tres nombres distintos. Si montas la tuya, empieza por ahí.
El modelo mínimo de columnas (si vas a usar una hoja, úsala bien)
| Columna | Para qué |
|---|---|
| Código / Nombre del artículo | Identificación única (evita tener "Vodka" tres veces con nombres distintos) |
| Unidad | ud, kg, L, caja — siempre la misma, normalizada |
| Categoría | Bebidas, carnes, secos, limpieza… (agrupa el análisis) |
| Existencias iniciales | Recuento del principio del periodo |
| Entradas | Compras del periodo (salen de las facturas y albaranes) |
| Existencias finales | Recuento del final del periodo |
| Consumo teórico × real | Iniciales + entradas − finales = consumo; compáralo con lo vendido |
| Coste unitario | Para convertir cantidad en € y cerrar el food cost |
| Stock mínimo | Para saber cuándo pedir sin quedarte en rotura (punto de pedido) |
Dónde se rompe la hoja de cálculo
- Tecleo: cada recuento son cientos de celdas escritas a mano — horas de trabajo y error de dedo garantizado;
- Identificación: "Mahou 33", "Mahou 33cl" y "Cerveza Mahou" acaban siendo tres artículos y el consumo se diluye entre los tres;
- Facturas: cada compra hay que teclearla otra vez, línea a línea, mirando el albarán;
- Fórmulas: alguien inserta una fila, el rango se queda corto y nadie se entera hasta que el food cost sale absurdo;
- Conteo a dos: si dos personas cuentan a la vez en dos copias del fichero, una de las dos pierde el trabajo;
- Nadie investiga: la hoja enseña un número, no enseña dónde se fue el inventario.
Cómo hacer el recuento para que la plantilla no mienta
- Cuenta siempre con el local cerrado, antes de abrir o después de cerrar: si entra mercancía a mitad del recuento, el número ya no vale;
- Recorre siempre en el mismo orden — cámara, congelador, almacén seco, barra, terraza — para no contar dos veces ni saltarte un estante;
- Una unidad por artículo y siempre la misma: si el aceite es en litros, nunca en garrafas;
- Las botellas abiertas se anotan como fracción (media botella es 0,5), no se redondean a una;
- Cierra el recuento el mismo día y guarda una copia con la fecha en el nombre: sin histórico no hay comparación y sin comparación no hay merma.
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Lo que solo hace mise
mise es la única app de inventario en la que con solo leer el código de barras ya tienes el producto completo y clasificado — nombre, marca, grupo, subgrupo, categoría, unidad y peso —, porque la IA de mise lo encuentra con el código de barras o con una foto. Y si el producto no está en la base, la IA lo encuentra al momento y lo clasifica. En España ese código empieza normalmente por 84, el prefijo GS1 del país, y es exactamente lo que una hoja de cálculo nunca va a hacer por ti: la hoja guarda lo que escribes; la app sabe qué es lo que acabas de escanear.
Por qué la media del sector no sirve para tu inventario
Las cifras de food cost que circulan con fuente pública son de otros mercados: en Estados Unidos la National Restaurant Association sitúa la mediana en 32,0% en servicio completo, y en Brasil la ABF con Galunion mide 34,3%. Son cestas de compra y precios de carta distintos, así que se usan para situarse, nunca como objetivo propio.
El error clásico es perseguir el número de otro. Lo que funciona es medir el tuyo con un recuento real, compararlo contigo mismo mes a mes y actuar sobre el artículo que más pesa — no sobre la media. Para eso la plantilla sirve perfectamente el primer trimestre; a partir de ahí, lo que decide es cuánto tardas en contar.
Fuentes: National Restaurant Association, Restaurant Operations Data Abstract 2024 (Estados Unidos) · ABF/Galunion, Pesquisa Anual Setorial de Foodservice 2024, 64 marcas y 11.260 puntos de venta (Brasil).
Preguntas frecuentes
¿La plantilla que se descarga está en español?
No: el fichero está en portugués de Brasil, porque es el original y todavía no hay versión en español. Las fórmulas funcionan exactamente igual y los rótulos se traducen en un minuto — Produtos, Contagem, Entradas e saídas y CMV son Productos, Conteo, Entradas y salidas y food cost. Si lo prefieres, la estructura completa de hojas y columnas está descrita arriba para que montes la tuya desde cero.
¿Cuántos artículos aguanta una plantilla de Excel?
Unos 200, con un recuento al mes. El límite no es técnico — Excel aguanta miles de filas — sino humano: a partir de ahí el recuento se hace largo, se tarda en pasarlo a limpio y los errores de tecleo empiezan a mover el food cost más que las compras.
¿Qué columnas son imprescindibles?
Código, producto, unidad, categoría, existencias iniciales, entradas, existencias finales y coste unitario. Con esas ocho ya puedes calcular consumo y food cost. Añadir stock mínimo y proveedor cuesta poco y te ahorra las roturas de los viernes.
¿Puedo llevar el inventario en Excel y el food cost en otro sitio?
Puedes, pero se paga caro: dos ficheros distintos acaban con dos listas de artículos distintas y los números dejan de cuadrar. Es mejor una sola fuente de datos, sea la plantilla o la app, y exportar desde ahí lo que necesite la asesoría.
¿Cuándo toca dejar la hoja de cálculo?
Cuando se cumple cualquiera de estas tres: pasas de 100 referencias, cuentas más de una vez al mes o necesitas que cuenten dos personas a la vez. En ese punto la hoja ya no ahorra dinero, lo consume en horas de trabajo.
¿mise sustituye a Excel o convive con él?
Convive. El conteo se hace escaneando en el móvil y después se exporta todo a Excel con un clic: la hoja sigue existiendo, pero como informe que se lee, no como formulario que se rellena. Empezar es gratis y no pide tarjeta.