Formato de mermas para restaurante en Excel: columnas, ejemplo y cómo usarlo

Por mise · Actualizado el 19/09/2026

Respuesta rápida: un formato de mermas para restaurante lleva ocho columnas: fecha, producto, cantidad, unidad, coste unitario, coste total (cantidad × coste), motivo (caducidad, rotura, elaboración, invitación, robo, otro) y responsable. Se rellena en el momento de la baja, no a final de mes. La merma del periodo es la suma de la columna "coste total"; dividida entre el consumo total del periodo da la merma en porcentaje, que en hostelería suele moverse entre el 2% y el 5%.

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Un formato de mermas es la hoja donde se anota todo lo que se compró y no llegó al plato ni a la caja: lo que caducó, lo que se rompió, lo que se quemó, lo que se regaló y lo que desapareció. Sin ese registro, la merma se mezcla con el consumo normal y el food cost sube sin que nadie sepa por qué. Aquí tienes el formato, con ejemplo, y el cálculo que lo convierte en un número útil.

Qué es merma y qué no lo es

Merma es todo lo que sale del almacén sin generar una venta. Conviene separarla en dos grupos desde el primer día, porque se gestionan de forma distinta:

• Merma operativa o inevitable: piel, hueso, espinas, recortes, evaporación en cocción, la cola de la botella que no llena una copa. Se conoce, se mide y se incorpora al escandallo como rendimiento del producto.
• Merma evitable: caducados, roturas, platos devueltos, errores de comanda, invitaciones sin registrar, porciones por encima de la ficha, y desvíos. Esta es la que el formato tiene que sacar a la luz.

No es merma el producto que sigue en el almacén aunque no se haya vendido: eso es stock. Tampoco lo es el descuento aplicado en caja: eso es margen. El formato registra solo lo que físicamente se fue.

Las columnas del formato de mermas

Ocho columnas y ninguna más. Cada columna extra que añadas ("turno", "proveedor", "número de lote") hace que se rellene menos. Si necesitas ese detalle, lo cruzas después con el inventario o con las facturas.

Ejemplo de formato relleno

Una semana de un restaurante mediano, con los casos típicos. Fíjate en que cada línea es una baja concreta, con su motivo; no hay "varios" ni "resto".

70,70 € en una semana parecen poco. En un mes son unos 300 €; en un año, más de 3.500 € — y esto solo es lo que se registró. La merma no registrada suele ser mayor, y se descubre comparando el consumo real del inventario con el teórico de las ventas.

Cómo calcular la merma en porcentaje

El total en euros sirve para ver la magnitud. El porcentaje sirve para comparar meses y locales. La fórmula:

Merma % = coste total de mermas del periodo ÷ consumo total del periodo × 100

Donde consumo total = inventario inicial + compras − inventario final. Con el ejemplo de arriba, si el restaurante consumió 6.400 € de mercancía en el mes y registró 300 € de mermas, su merma registrada es del 4,7%. Referencias habituales en hostelería:

El segundo cálculo, más revelador, es la merma no registrada: consumo real (del inventario) − consumo teórico (de las ventas × escandallos) − mermas registradas. Lo que queda ahí es lo que nadie apuntó. Cómo hacerlo, paso a paso, en la guía de merma en hostelería.

Cómo montar el formato en Excel

1. Hoja "Registro" con las ocho columnas. La columna "Coste total" con la fórmula =C2*E2 arrastrada hacia abajo.
2. Validación de datos en la columna "Motivo" (Datos → Validación → Lista) con los siete motivos. Sin lista cerrada, en un mes tendrás "caducado", "caducidad", "caduco" y "vencido" y el gráfico no servirá.
3. Hoja "Productos" con nombre, unidad y coste unitario de la última factura, para que el registro tome el coste con BUSCARV en vez de escribirlo cada vez.
4. Tabla dinámica sobre el registro: filas = motivo, columnas = mes, valores = suma de coste total. Es el informe mensual en un clic.
5. Segunda tabla dinámica: filas = producto, valores = suma de coste total, ordenada de mayor a menor. Los cinco primeros productos son donde hay que actuar.

Dónde vive la hoja importa tanto como las fórmulas: si está en el ordenador de la oficina, no se rellena a las once de la noche cuando se rompe la botella. Una copia en el móvil (hoja compartida) o un cuaderno junto al almacén que se pasa a diario funcionan mejor que una plantilla perfecta que nadie abre.

Qué hacer con el resultado

• Caducidad alta → se está comprando de más o rotando mal. Revisa el stock mínimo de esos productos y el orden de la cámara (lo más antiguo delante).
• Devoluciones y errores → formación en sala y en cocina; revisa la carta si un plato concreto vuelve siempre.
• Invitaciones → que pasen por caja como venta a cero. Si no se registran, aparecen como merma no explicada y parecen robo.
• Roturas en barra → suelen concentrarse en un turno o una persona; los datos lo dicen sin necesidad de acusar a nadie.
• Merma no registrada alta → compara el conteo de la barra con las ventas de la caja, producto por producto. Ahí está la mayor parte.

Cuándo dejar la hoja de Excel

El formato en Excel funciona mientras el registro sea disciplinado y el inventario se haga a mano. Deja de compensar cuando la comparación entre consumo real y teórico se convierte en un trabajo de horas cada mes, porque hay que cruzar tres archivos: el inventario, las compras y las ventas. Una app de inventario como mise cierra cada conteo con el valor en euros y calcula la diferencia con el anterior producto por producto: la merma aparece sin montar la tabla dinámica, y el registro de bajas se hace en el mismo móvil con el que se cuenta. El Excel sigue disponible: cada conteo se exporta con un toque.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que rellenar el formato de mermas?

En el momento de la baja, siempre. Un formato que se rellena "el domingo por todo lo de la semana" recoge la mitad de lo que pasó, y lo recoge mal. Si el registro en el momento no es viable, un cuaderno junto al almacén que se transcribe cada mañana es la segunda mejor opción.

¿Se apunta la merma de elaboración (piel, hueso, recortes)?

No en el formato de bajas: esa merma se conoce por el rendimiento del producto y va en el escandallo. En el formato se anota lo excepcional: un lote que rindió mucho menos de lo normal, un producto que llegó en mal estado, una elaboración que se estropeó.

¿Las invitaciones son merma?

Son mercancía que salió sin cobrarse, así que sí, salvo que pasen por caja como venta a precio cero — que es lo recomendable. Si van por caja, aparecen en las ventas y no hace falta registrarlas como baja.

¿Qué coste uso: el de compra o el de venta?

El de compra, de la última factura. La merma se mide en lo que te costó, no en lo que habrías cobrado. Medirla a precio de venta la exagera y mezcla margen con pérdida.

¿Qué porcentaje de merma es normal en un bar?

En un bar con poca cocina y mucha bebida, la merma registrada debería estar por debajo del 3%: las bebidas cerradas no caducan y no se estropean. Si está por encima, casi siempre es barra: copas servidas por encima de la medida, invitaciones sin registrar o desvíos.

¿Sirve este formato para justificar pérdidas ante la asesoría?

Sí, junto con los inventarios de las dos fechas y las facturas de compra del periodo. Un registro de bajas con fecha, producto, cantidad, coste y motivo es exactamente lo que una asesoría pide para documentar mermas.