Hoja de inventario para imprimir: plantilla, columnas y cómo rellenarla bien
Por mise · Actualizado el 19/09/2026
Respuesta rápida: una hoja de inventario para imprimir lleva seis columnas: producto, formato (unidad, caja, botella…), cantidad contada, unidad de medida, precio de coste y observaciones. Se ordena por zonas físicas (cámara, almacén seco, barra, congelador) y no por familias de producto, para que quien cuenta recorra el local una sola vez. Se imprime una copia por zona, con fecha, hora y nombre de quien cuenta.
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Una hoja de inventario bien hecha no es una tabla con muchas columnas: es una lista ordenada igual que tu almacén, con el espacio justo para escribir la cantidad y nada que te haga dudar delante de la estantería. Aquí tienes la plantilla, el orden y la rutina para que el conteo salga bien a la primera.
Qué columnas lleva una hoja de inventario
El error más común es copiar la ficha completa del producto en la hoja: proveedor, referencia, código, precio de venta, familia, subfamilia… Todo eso ya lo tienes en la ficha. En la hoja de conteo solo necesitas lo que hace falta delante de la estantería.
| Columna | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Producto | Nombre tal y como lo llamáis en el local, con la marca si hay varias | Aceite de oliva virgen extra 5 L |
| Formato | En qué unidad se cuenta: botella, caja, lata, kilo | Garrafa 5 L |
| Cantidad | La casilla grande, en blanco, para escribir a mano | 3,5 |
| Unidad | Evita confundir cajas con unidades sueltas | garrafas |
| Precio de coste | El de la última factura; se rellena después, en la oficina | 28,90 € |
| Observaciones | Caducidad cercana, envase dañado, producto abierto | 1 garrafa abierta a la mitad |
Las tres primeras columnas se rellenan en el almacén. Las tres últimas, en la oficina, con las facturas delante. Separar los dos momentos evita que el conteo se alargue y que alguien "estime" un precio de memoria.
Ordena la hoja como está el almacén, no como está el catálogo
Una hoja ordenada alfabéticamente o por familias obliga a quien cuenta a ir y volver: el aceite está en el seco, el queso en la cámara y las cervezas en la barra, pero en la hoja aparecen juntos porque empiezan por la misma letra o pertenecen a "bebidas". El resultado son productos saltados y cantidades apuntadas en la línea equivocada.
La regla es sencilla: una hoja por zona, y dentro de cada zona el orden en que están los productos en la estantería, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Zonas típicas de un restaurante o bar:
- Cámara de frío: lácteos, carnes, pescados, verduras, elaborados propios.
- Congelador: congelados por estante o cajón.
- Almacén seco: aceites, conservas, harinas, arroces, pastas, salsas.
- Barra: destilados, vinos abiertos, refrescos, cervezas de la nevera.
- Bodega: vinos y cavas cerrados, por referencia.
- Limpieza y desechables: productos de limpieza, servilletas, envases para llevar.
Cuando cambies un producto de sitio, cambia la hoja. Una hoja desactualizada es la primera causa de conteos que "no cuadran" con nada.
Cómo rellenar la hoja sin equivocarte
Antes de contar
Imprime la hoja del día, no la de la semana pasada. Escribe arriba la fecha, la hora de inicio y el nombre de quien cuenta. Si el local sigue abierto, anota también qué hora es para saber qué ventas ocurrieron durante el conteo. Lo ideal es contar con el local cerrado o antes del servicio, con todo el género recibido y guardado.
Durante el conteo
- Cuenta lo que ves, no lo que debería haber. Si el sistema dice 12 y hay 9, se escribe 9.
- Productos abiertos: en decimales (0,5 botella) o en peso si tienes báscula. Elige un criterio y repítelo siempre.
- Cajas cerradas: cuenta cajas y multiplica por las unidades de la caja después, en la oficina; en la hoja escribe "3 cajas × 24".
- No corrijas con tachones. Si te equivocas, escribe la cifra buena al lado y rodéala.
- Producto que no está en la hoja: se apunta al final, con nombre y formato. Luego se añade a la plantilla.
Después de contar
Pasa las cantidades a la hoja de cálculo el mismo día. Rellena precios con la última factura. Compara con el conteo anterior y con las compras del periodo: la diferencia que no explican las ventas es la merma, y ahí está el dinero que se escapa.
Plantilla de hoja de inventario para imprimir
Así queda una hoja de la zona "Almacén seco" lista para imprimir. Deja la columna de cantidad más ancha que las demás y una línea de separación cada cinco productos: se lee mejor y se salta menos.
| Inventario · Almacén seco · Fecha: ____ /____ /______ · Hora: ______ · Cuenta: ________________ | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Producto | Formato | Cantidad | Unidad | Precio coste | Observaciones |
| Aceite de oliva virgen extra | Garrafa 5 L | garrafas | |||
| Aceite de girasol | Garrafa 5 L | garrafas | |||
| Tomate triturado | Lata 2,5 kg | latas | |||
| Arroz bomba | Saco 5 kg | sacos | |||
| Harina de trigo | Saco 25 kg | sacos | |||
| Sal gruesa | Bolsa 1 kg | bolsas | |||
| Azúcar | Saco 10 kg | sacos | |||
| Pasta seca (espagueti) | Paquete 3 kg | paquetes | |||
| Atún en aceite | Lata 1,7 kg | latas | |||
| Café en grano | Bolsa 1 kg | bolsas | |||
Repite la misma estructura para la cámara, el congelador, la barra y la bodega. En la barra añade una columna "abierto" para las botellas empezadas; en la bodega, la añada si la trabajas por cosecha.
Cada cuánto se cuenta
No todo se cuenta con la misma frecuencia. Un criterio que funciona en la mayoría de locales:
| Qué | Frecuencia | Por qué |
|---|---|---|
| Destilados, vinos, carnes, pescados, marisco | Semanal | Concentran la mayor parte del valor y de la merma |
| Cámara y congelador completos | Quincenal | Caducidades y rotación |
| Almacén seco, limpieza, desechables | Mensual | Poco valor por unidad, rotación lenta |
| Inventario general de todo el local | Cierre de mes | Es el dato que necesita la gestoría y el que fija tu food cost |
Si solo puedes hacer uno, haz el de cierre de mes: sin inventario inicial y final no hay forma de calcular el food cost real.
Los cinco errores que estropean una hoja de inventario
- Mezclar unidades. "12" puede ser 12 botellas o 12 cajas. La columna "Unidad" existe para eso; rellénala siempre.
- Contar de memoria. "Ahí siempre hay dos cajas". Hasta que un día hay una.
- Hoja ordenada por familias. Obliga a recorrer el local varias veces y se saltan productos.
- Sin fecha ni firma. Dos semanas después nadie sabe qué hoja es la buena ni a quién preguntar.
- Pasarlo a la hoja de cálculo "mañana". Mañana es otro conteo. Los números se pasan el mismo día.
Cuándo la hoja de papel deja de compensar
La hoja impresa funciona bien hasta unos 150 o 200 productos. A partir de ahí, el conteo se alarga, pasar los datos a la hoja de cálculo lleva más tiempo que contar y los errores de transcripción se multiplican. Las señales de que has llegado al límite:
- El conteo mensual ocupa más de una mañana entera.
- Los números "no cuadran" y nadie sabe si el fallo está en la hoja, en la transcripción o en el almacén.
- Descubres productos nuevos que nunca entraron en la plantilla.
- Necesitas comparar conteos de varios meses y cada uno está en un archivo distinto.
En ese punto, contar con el móvil por código de barras sustituye a la hoja y a la transcripción a la vez: escaneas el producto, escribes la cantidad y el conteo queda cerrado, con fecha, quién contó, precio de coste y comparación con el anterior. Con mise el producto ya viene completo, porque la IA de mise lo encuentra con el código de barras o con una foto, así que no hay que crear fichas antes de empezar. Y si lo prefieres, el conteo cerrado se exporta a Excel con las mismas columnas de esta hoja.
Preguntas frecuentes
¿Qué tamaño de papel uso para la hoja de inventario?
A4 en horizontal, con letra de 11 puntos como mínimo y la columna de cantidad de al menos 3 cm de ancho. En vertical caben más filas pero la casilla para escribir queda estrecha y las cifras se leen mal después.
¿Cómo apunto los productos abiertos?
Elige un criterio y no lo cambies: en decimales a ojo (0,25 · 0,5 · 0,75) para botellas y garrafas, o en peso si tienes báscula en cocina. Para destilados de barra, el decimal a ojo es suficiente si todos los que cuentan usan la misma escala.
¿Debo poner el precio en la hoja que va al almacén?
No hace falta y a veces conviene que no vaya: el precio se rellena en la oficina con la última factura. Así la persona que cuenta se concentra en la cantidad y no hay precios "de memoria" en el inventario.
¿Quién debe contar?
Alguien que conozca los productos pero que, a ser posible, no sea quien hace los pedidos. Si el local es pequeño y cuenta el propietario, mejor; si cuenta el equipo, que roten las zonas y que cada hoja lleve el nombre de quien la rellenó.
¿Cómo comparo la hoja con el conteo anterior?
Con la hoja de cálculo: una columna por fecha de conteo y otra con las compras del periodo. Consumo = inventario anterior + compras − inventario actual. Si el consumo es mayor de lo que explican las ventas, esa diferencia es merma y hay que buscarla producto por producto.
¿Sirve la misma hoja para una tienda o un supermercado pequeño?
Sí, con dos cambios: se añade la columna de código de barras, porque es como se identifican los productos en tienda, y las zonas pasan a ser pasillos o lineales. A partir de unos cientos de referencias, el escáner del móvil ahorra la mayor parte del trabajo.