¿Cómo hacer una toma de inventario física en tu negocio?
Por mise · Actualizado el 30/09/2026
Respuesta rápida: la toma de inventario física es contar todo lo que hay en la bodega y el local en una fecha de corte y compararlo con el stock teórico que exporta tu sistema de ventas. Se hace en cinco pasos: cortar compras y ventas, ordenar la bodega, contar con una planilla (código, producto, unidad, contado, sistema, diferencia), volver a contar las diferencias y registrar las mermas al costo.
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El sistema de ventas descuenta lo que pasa por la caja. Lo que se rompe, se vence o sale sin boleta no lo descuenta nadie. La toma de inventario es la única forma de saberlo.
Qué es la toma de inventario física
En Chile se le dice toma de inventario (o toma de inventario físico) al conteo, producto por producto, de la mercadería que hay en la bodega, la cocina y la sala en un momento dado. El resultado se compara con el stock teórico, que es el que lleva tu sistema de ventas o POS a partir de las compras ingresadas y las boletas emitidas. La diferencia entre los dos es la merma, y es el dato que la toma de inventario va a buscar.
Sirve para tres cosas: comprar bien (sabes lo que hay de verdad), medir las mermas (roturas, vencidos, porciones sin registrar, hurto) y dejar el inventario valorizado al costo para el cierre contable, que lo necesita para calcular el costo de venta del periodo. La versión general del procedimiento está en la guía de inventario físico; esta guía va con las palabras y los documentos que se usan en Chile.
Cuándo hacer la toma de inventario
| Momento | Alcance | Para qué |
|---|---|---|
| Cierre de mes | Completa o por familias (bebidas, carnes, secos) | Mermas del mes y costo de venta real |
| Cierre de año (31 de diciembre) | Completa, todas las bodegas | Inventario final del balance y de la declaración de renta |
| Cíclica semanal | Una familia o un pasillo | Detectar problemas antes de que crezcan |
| Cambio de encargado o de local | Completa | Dejar el punto de partida firmado |
El inventario al 31 de diciembre importa porque el SII toma el inventario final como parte del cálculo del costo de venta que declaras en renta (inventario inicial + compras − inventario final) y puede pedirte el detalle valorizado en una fiscalización. Tu contador define el método de valorización y los asientos; lo que le entregas es la planilla contada, firmada y con el costo unitario. El detalle contable está en inventario de cierre de ejercicio y en costo de venta en Chile.
En gastronomía, la toma de cierre de mes es la que manda: es la que te dice cuánto costó de verdad lo que vendiste, y no lo que dicen las recetas. Para organizar las tomas parciales durante el mes tienes la guía de conteo cíclico.
Preparar la bodega
- Corte de documentos. Fija fecha y hora. Todas las facturas de compra hasta ese momento tienen que estar ingresadas en el sistema, y todas las boletas emitidas. Durante la toma no entra ni sale nada; si llega un proveedor, la mercadería se recibe aparte y se ingresa después.
- Exporta el stock teórico. Desde tu sistema de ventas o POS, saca el listado de productos con el stock a la fecha de corte. Esa exportación es la columna "en sistema" con la que vas a comparar; guárdala con la fecha para que nadie la sobrescriba.
- Ordena. Un producto, un lugar. Junta lo repartido, separa vencidos y dañados (se cuentan aparte, con observación), etiqueta los estantes. Deja lo abierto (media botella, medio saco) identificado para contarlo con decimales o pesarlo.
- Arma los equipos. Parejas: uno cuenta y canta, el otro anota o escanea. Cada pareja con una zona. Quien recibe la mercadería a diario no cuenta solo su zona.
- Define las unidades. Igual que en el sistema: la bebida por unidad o por caja, la carne por kilo, el vino por botella. Si el sistema lleva cajas y cuentas botellas, la diferencia va a ser enorme y falsa.
La planilla de toma de inventario
La planilla es la hoja de Excel (o la pantalla del celular) donde queda el conteo. Las columnas que necesitas son las mismas en un minimarket, un restaurante o una ferretería:
- Código: el código de barras o el código interno del producto.
- Producto: marca, nombre y formato (por ejemplo, "Vino tinto reserva 750 ml").
- Unidad: un, kg, caja, botella, litro. Igual que en el sistema.
- Ubicación: bodega, cámara, barra, sala. Sirve para volver a contar sin buscar.
- Cantidad contada: lo que hay físicamente. La llena el equipo de conteo.
- Cantidad en sistema: el stock teórico exportado. Se pega después del conteo, no antes.
- Diferencia: contada menos sistema, en unidades y en pesos (diferencia × costo unitario).
- Costo unitario: el de la última factura de compra, sin IVA.
- Observación: vencido, roto, contado dos veces, sin código, pesado.
El encabezado lleva la fecha y hora de corte, la bodega, los nombres de quienes contaron y la firma del encargado. Tienes una planilla lista para imprimir en hoja de inventario para imprimir. Una planilla llena, resumida a cuatro columnas, se ve así:
| Producto | Contado | Sistema | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Vino tinto reserva 750 ml | 45 | 48 | −3 |
| Bebida 1,5 L | 118 | 120 | −2 |
| Queso mantecoso (kg) | 14,5 | 16 | −1,5 |
| Arroz 1 kg | 60 | 60 | 0 |
Contar con el celular por código de barras
Contar en papel y pasar a Excel al día siguiente es donde se pierde la mitad de la precisión: números mal transcritos, filas saltadas, productos con nombres distintos en cada toma. Contar con el celular elimina ese paso: escaneas el código de barras del envase con la cámara, el producto aparece con nombre, marca, formato y foto, escribes la cantidad y pasas al siguiente. La planilla sale lista, con la fecha y la ubicación de cada línea.
Con mise la IA encuentra el producto completo con el código de barras o con una foto (nombre, marca, categoría, unidad, peso, foto); los códigos chilenos empiezan por 780 y tienes el detalle en código de barras 780. Si un producto no está en la base, la IA lo identifica por la foto del envase. Los conteos se guardan por ubicación (bodega, cámara, barra) y al comparar dos conteos la app calcula las mermas en unidades y en pesos.
Dos casos que aparecen en toda bodega chilena:
- Productos sin código de barras. Pan, verduras a granel, preparaciones de la cocina, envases fraccionados. Se crean una vez con un código interno y un nombre fijo, y en cada toma se cuentan con ese mismo código. Lo que no tiene código fijo se escribe de tres formas distintas y nunca cuadra.
- Productos de balanza. Los códigos que empiezan por 2 los genera la balanza del supermercado o de la carnicería: llevan el precio o el peso dentro del código y cambian en cada etiqueta. No identifican el producto en ninguna base. Estos se cuentan por kilo, pesándolos, con un código interno del producto (por ejemplo, "queso mantecoso kg").
Si un código no te da resultado, revisa que tenga 13 dígitos y que el dígito verificador sea correcto antes de darlo por desconocido; en la guía de verificar código de barras online en Chile tienes cómo comprobarlo y qué significa cada parte del código.
Diferencias y mermas
Terminado el conteo, pega la columna "en sistema" desde la exportación del POS y calcula la diferencia. Luego, en este orden:
- Volver a contar lo que tenga una diferencia grande (más de 2 unidades o más de $ 20.000, por ejemplo). Muchas diferencias son error de unidad o de conteo.
- Buscar el documento. Sobra producto: casi siempre hay una factura de compra sin ingresar. Falta producto: una venta sin boleta, un consumo interno, una rotura sin registrar, una transferencia entre locales.
- Clasificar la merma. Lo que queda sin explicar se registra como merma con su causa: vencido, roto, porción sin registrar, desconocido. La causa "desconocido" es la que hay que perseguir; si crece de un mes a otro, hay un problema de proceso o de hurto.
- Ajustar el stock. Se ingresa el ajuste en el sistema con la fecha de corte, y el inventario final valorizado va al contador. Un formato de registro de mermas está en formato de mermas para restaurante.
Meta: menos del 1 % del inventario en comercio, menos del 3 % en gastronomía
Ejemplo en pesos chilenos
Restaurante con bodega y barra. Inventario en sistema a la fecha de corte: $ 3.200.000 (costos sin IVA).
- Vino tinto reserva 750 ml: 45 contadas, 48 en sistema, costo $ 4.500 → −3 → −$ 13.500. Segundo conteo: 45. Observación: 2 botellas de cortesía sin registrar, 1 desconocida.
- Bebida 1,5 L: 118 contadas, 120 en sistema, costo $ 1.200 → −2 → −$ 2.400. Observación: rotas en recepción.
- Queso mantecoso: 14,5 kg pesados, 16 kg en sistema, costo $ 8.000 el kilo → −1,5 kg → −$ 12.000. Observación: merma de porcionado; la receta del sándwich no descuenta el queso.
- Arroz 1 kg: 60 contadas, 60 en sistema → 0.
Merma total: −$ 27.900, el 0,9 % del inventario. Bien para un mes, pero el queso muestra la acción concreta: cargar la receta para que el consumo teórico salga solo y dejar de perder un kilo y medio al mes sin verlo.
mise no vende ni emite boletas: es la toma de inventario y el control de stock, y convive con el sistema de ventas que ya tienes. Exportas el stock teórico de tu POS, cuentas con el celular y la comparación te muestra las mermas en unidades y en pesos, con la planilla lista para Excel o PDF.
Escaneas, cuentas por bodega y mise te entrega la planilla llena, con las mermas en unidades y en pesos. 7 días gratis, sin tarjeta.
Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Qué es una toma de inventario física?
Es contar producto por producto lo que hay en la bodega y el local en una fecha de corte, y compararlo con el stock teórico del sistema para encontrar y registrar las diferencias.
¿Cuándo se hace la toma de inventario en Chile?
Al cierre de cada mes para medir mermas y costo de venta, y sí o sí al 31 de diciembre, porque el inventario final entra en el cálculo de la renta que se declara al SII.
¿Qué columnas lleva la planilla de toma de inventario?
Código, producto, unidad, ubicación, cantidad contada, cantidad en sistema, diferencia, costo unitario y observación, con fecha de corte y firma en el encabezado.
¿Cómo cuento los productos que no tienen código de barras?
Créales un código interno y un nombre fijo una sola vez, y cuéntalos siempre con ese código. Los de balanza (códigos que empiezan por 2) se pesan y se registran por kilo.
¿Cómo comparo la toma con el stock de mi sistema de ventas?
Exporta el listado de stock del POS a la fecha de corte, pégalo en la columna "en sistema" de la planilla después de contar y calcula la diferencia por producto.
¿Qué hago con las mermas que aparecen?
Vuelve a contar, busca la factura o la boleta que falta, clasifica lo que queda por causa (vencido, roto, porción, desconocido) y ajusta el stock a la fecha de corte con el costo unitario.