¿Cómo hacer una toma de inventarios paso a paso?
Por mise · Actualizado el 30/09/2026
Respuesta rápida: la toma de inventarios es el conteo físico de todo lo que hay en la bodega para compararlo con el kardex. Se hace en cinco pasos: cortar documentos (nada entra ni sale durante el conteo), ordenar la bodega, contar con un formato de toma de inventarios (código, descripción, unidad, cantidad contada, cantidad en sistema, diferencia, observación), volver a contar las diferencias y ajustar el kardex.
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Un kardex que nadie comprueba contra la bodega es una lista de deseos. La toma de inventarios es el momento en que el papel y la realidad se encuentran.
Qué es la toma de inventarios
En Colombia se dice toma de inventarios (o toma de inventario físico) al conteo, uno por uno, de los productos que hay en la bodega, la cocina o el punto de venta en una fecha determinada. El resultado se compara con las existencias que muestra el kardex o el sistema, y la diferencia se investiga y se ajusta. Es lo que en otros países llaman inventario físico; el mecanismo es el mismo y tienes la versión general en la guía de inventario físico.
La toma sirve para tres cosas: saber cuánto hay de verdad (para comprar bien y no quedarte sin producto), medir las mermas (lo que falta entre lo que dice el sistema y lo que hay) y dejar el inventario final valorizado para la contabilidad, que lo necesita para calcular el costo de ventas del periodo.
Tipos de toma de inventarios
| Tipo | Qué se cuenta | Cuándo |
|---|---|---|
| Total (o general) | Todo el inventario, todas las bodegas | Cierre de año, cambio de administrador, auditoría |
| Cíclica | Una parte cada vez (una familia, un pasillo) | Cada semana o cada mes, sin cerrar el negocio |
| Por bodega | Una ubicación completa | Al cambiar de responsable o cuando esa bodega da diferencias |
| Selectiva | Los productos de más valor o más rotación | Cada 15 días |
Una empresa pequeña combina las tres primeras: toma total una vez al año, cíclica por familias durante el año y una por bodega cuando algo no cuadra. La guía de conteo cíclico explica cómo repartir las familias en el calendario.
Preparación: lo que se hace antes de contar
- Corte de documentos. Fija una fecha y una hora de corte. Todas las facturas de compra recibidas hasta ese momento tienen que estar registradas en el kardex, y todas las ventas y salidas también. Durante el conteo no entra ni sale mercancía; si un proveedor llega, la mercancía se recibe aparte y se registra después del corte.
- Orden de la bodega. Un producto, un lugar. Junta lo que está repartido en varios estantes, separa lo vencido y lo dañado (se cuenta aparte, con observación), marca los estantes y deja los pasillos libres.
- Equipos de conteo. Parejas: uno cuenta y canta, el otro anota. Asigna a cada pareja una zona, y que nadie cuente solo la zona que administra a diario; quien recibe la mercancía no debe ser el único que la cuenta.
- Hoja o app. Imprime el formato de toma de inventarios (más abajo) o prepara la app en el celular. Si usas formato en papel, numera las hojas para que ninguna se pierda. Tienes un modelo en hoja de inventario para imprimir.
- Unidades claras. Define antes cómo se cuenta cada cosa: el arroz por bulto o por kilo, la gaseosa por caja o por botella, el pollo por kilo. La unidad del formato tiene que ser la misma del kardex.
Ejecución: doble conteo y conteo ciego
El conteo ciego significa que la persona que cuenta no ve la cantidad que dice el sistema. Anota lo que encuentra y nada más. Si ve "en sistema: 40", va a tender a contar 40, y las diferencias desaparecen del papel pero no de la bodega. Por eso el formato que se entrega a los equipos lleva la columna "cantidad en sistema" vacía; la llena después quien reconcilia.
El doble conteo es que dos parejas distintas cuentan la misma zona sin verse los resultados. Donde coinciden, la cantidad queda. Donde no, se hace un tercer conteo con el supervisor. En una toma cíclica pequeña puedes hacer doble conteo solo de los productos de más valor.
Recomendaciones que evitan repetir la toma:
- Cuenta por ubicación y en orden (estante por estante, de arriba abajo), no por lista. La lista se llena a medida que avanzas por la bodega.
- Marca lo contado con una cinta o una etiqueta para no contar dos veces.
- Lo abierto se cuenta con decimales (media caneca de aceite = 0,5) o se pesa. Lo vencido va con su cantidad y la observación "vencido".
- Si un producto no aparece en el formato, se agrega al final con código y descripción; no se deja de contar.
El formato de toma de inventarios
El formato es la hoja (o la pantalla) donde queda registrado el conteo. En Colombia se usa una estructura muy parecida en empresas, en auditorías y en el material de formación del SENA sobre control de inventarios, que enseña la toma física con estas mismas columnas:
| Columna | Qué se escribe | Quién la llena |
|---|---|---|
| Código | Código de barras o código interno del producto | Preimpreso o escaneado |
| Descripción | Nombre completo: marca, producto, presentación | Preimpreso |
| Unidad | Unidad de conteo: und, kg, caja, bulto, litro | Preimpreso |
| Cantidad contada | Lo que hay físicamente | Equipo de conteo |
| Cantidad en sistema | Saldo del kardex a la fecha de corte | Quien reconcilia (después) |
| Diferencia | Contada − sistema, en unidades y en pesos | Quien reconcilia |
| Observación | Vencido, dañado, recontado, sin código, ubicación | Equipo de conteo |
El encabezado del formato lleva la fecha y hora de corte, la bodega o ubicación, los nombres de quienes cuentan y la firma del responsable. Si el formato es en papel, al final se pasa a Excel; si el conteo se hace con el celular, el formato sale ya lleno y con la diferencia calculada.
Un formato lleno se ve así (solo las columnas que cambian):
| Descripción | Contada | Sistema | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Arroz bulto 50 kg | 12 | 13 | −1 |
| Aceite caneca 20 L | 6 | 6 | 0 |
| Gaseosa 1,5 L | 96 | 100 | −4 |
| Pechuga de pollo (kg) | 38 | 45 | −7 |
Reconciliación con el kardex y ajustes
Terminado el conteo, quien reconcilia pega la columna "cantidad en sistema" desde el kardex (saldo a la fecha de corte) y calcula la diferencia. El orden de trabajo es:
- Volver a contar todo lo que tenga una diferencia mayor a un umbral (por ejemplo, más de 2 unidades o más de $ 50.000). Muchas diferencias son errores de conteo o de unidad (contaron botellas donde el kardex está en cajas).
- Buscar el documento faltante. Una diferencia positiva (hay más de lo que dice el sistema) casi siempre es una factura de compra sin registrar. Una negativa suele ser una salida sin registrar: venta, consumo, muestra, préstamo entre bodegas.
- Ajustar el kardex. Lo que queda sin explicar se registra como ajuste de inventario con fecha de corte: entrada por sobrante o salida por faltante, valorizada al costo del kardex (promedio o PEPS, según el método que use la empresa; tienes la comparación en método PEPS (FIFO)).
- Contabilizar. El faltante va a un gasto o al costo de ventas según el criterio del contador; el sobrante, a un ingreso o a un menor costo. El inventario final valorizado es el que alimenta el costo de ventas del periodo (inventario inicial + compras − inventario final).
Para efectos tributarios, el inventario final que declaras ante la DIAN tiene que corresponder con lo que hay y con el sistema de inventarios que lleva la empresa (permanente o periódico). El detalle del sistema permanente, con el kardex al día, está en la guía de inventario permanente en Colombia. Los asientos concretos y el tratamiento de los faltantes en la declaración los define tu contador; lo que la toma de inventarios le entrega es el dato firmado y soportado.
Ejemplo en pesos colombianos. Restaurante con una bodega; inventario en sistema a la fecha de corte: $ 8.500.000.
- Arroz: 12 bultos contados, 13 en sistema, a $ 180.000 el bulto → diferencia −1 → −$ 180.000. Segundo conteo: sigue en 12. Observación: sin documento; posible consumo no registrado.
- Aceite: 6 canecas contadas, 6 en sistema → 0.
- Gaseosa: 96 botellas contadas, 100 en sistema, a $ 4.000 → −4 → −$ 16.000. Observación: 4 botellas rotas en recepción sin registrar.
- Pechuga de pollo: 38 kg contados, 45 kg en sistema, a $ 12.000 el kilo → −7 kg → −$ 84.000. Segundo conteo: 38 kg. Observación: merma de porcionado y consumo sin receta.
Ajuste total: −$ 280.000, el 3,3 % del inventario. El pollo explica casi un tercio, y ahí está la acción: pesar las porciones y cargar la receta en el sistema para que el consumo teórico salga solo.
Errores comunes en la toma de inventarios
- Contar sin corte. Se recibe mercancía a mitad del conteo y nadie sabe si ya se contó.
- Mostrar el saldo del sistema a quien cuenta. Desaparecen las diferencias del papel, no de la bodega.
- Unidades mezcladas. El kardex en cajas, el formato en unidades. La diferencia sale enorme y es falsa.
- Productos sin código. Se escriben con nombres distintos en cada toma ("pollo", "pechuga", "pechuga pollo") y nunca cuadran. Un código por producto, siempre el mismo.
- Pasar el papel a Excel días después. Los números se transcriben mal y la toma pierde valor. Contar con el celular elimina ese paso.
- Ajustar sin investigar. El kardex queda cuadrado, pero el problema (una factura sin registrar, una receta sin cargar, una salida por la puerta de atrás) sigue ahí.
Con mise la toma de inventarios se hace con el celular: escaneas el código de barras y la IA encuentra el producto completo (nombre, marca, categoría, unidad, peso y foto), incluidos los colombianos que empiezan por 770 (ver código de barras 770). Si no está, la IA lo identifica. Cada conteo queda guardado por bodega o ubicación; al comparar dos conteos, la app calcula las mermas en unidades y en pesos, y el formato de toma de inventarios se exporta a Excel o PDF con las columnas de esta guía. mise no vende ni factura: es la toma de inventarios y el control de existencias, y se complementa con el sistema contable que ya tienes.
Escaneas, cuentas por bodega y mise te entrega el formato lleno, con diferencias en unidades y en pesos, listo para el kardex. 7 días gratis, sin tarjeta.
Empezar gratisPreguntas frecuentes
¿Qué es la toma de inventarios?
Es el conteo físico, producto por producto, de lo que hay en la bodega en una fecha de corte, para compararlo con el kardex y ajustar las diferencias.
¿Qué columnas lleva el formato de toma de inventarios?
Código, descripción, unidad, cantidad contada, cantidad en sistema, diferencia y observación, con fecha de corte, bodega y firma del responsable en el encabezado.
¿Qué diferencia hay entre toma de inventario total y cíclica?
La total cuenta todo de una vez, normalmente con el negocio cerrado; la cíclica cuenta una parte cada semana o cada mes sin parar la operación.
¿Qué es el conteo ciego?
Contar sin ver la cantidad que dice el sistema. Evita que quien cuenta "encuentre" el número esperado y esconda las diferencias.
¿El SENA tiene un formato de control de inventarios?
El material de formación del SENA en logística y contabilidad enseña la toma física con un formato de columnas como el de esta guía. La oferta actual de cursos está en sena.edu.co.
¿Cómo se ajusta la diferencia en el kardex?
Después de volver a contar y buscar documentos faltantes, la diferencia confirmada se registra como entrada por sobrante o salida por faltante, a la fecha de corte y al costo del kardex.