Come fare l’inventario di magazzino, passo passo

Di mise · Aggiornato il 10 novembre 2026

Risposta rapida: 1) scegli un momento fisso, prima delle consegne o a locale chiuso; 2) registra carichi, scarti e rese dall’ultimo conteggio; 3) conta zona per zona seguendo l’ordine degli scaffali; 4) valorizza le quantità al prezzo d’acquisto; 5) calcola il consumo: rimanenze iniziali + acquisti − rimanenze finali. La differenza con le vendite è ciò che va spiegato.

Un inventario fatto di fretta è peggio di nessun inventario: produce un numero che sembra giusto e non lo è. Ecco una routine che funziona sia per un negozio sia per un ristorante, con carta, foglio di calcolo o app.

Prima di contare

Metà del lavoro si fa prima. Se salti questa parte, i numeri non torneranno e passerai la sera a cercare l’errore.

1. Fissa il momento. Stesso giorno e stessa ora ogni volta: a locale chiuso, oppure al mattino prima che arrivi il corriere. Un conteggio fatto durante il servizio cambia sotto le mani.
2. Registra tutte le consegne. Quello che è arrivato e non è stato annotato risulterà come ammanco. Controlla le bolle e le fatture dell’ultima settimana.
3. Annota scarti e resi. Rotture, prodotti scaduti, merce restituita al fornitore, consumo interno. Senza queste voci la differenza finale resta inspiegabile.
4. Metti in ordine. Prodotti uguali vicini, confezioni aperte davanti. Un magazzino ordinato si conta in metà tempo.
5. Decidi chi conta cosa. Una zona per persona, con un nome accanto. Chi ordina la merce non dovrebbe contare da solo quello che ha ordinato.

Durante il conteggio

1. Procedi per zone. Cella frigorifera, dispensa, banco, retrobottega, vetrina. Finisci una zona prima di iniziare la successiva.
2. Segui sempre lo stesso percorso. Da sinistra a destra e dall’alto in basso. La tua lista, di carta o sul telefono, deve avere lo stesso ordine.
3. Prima le confezioni intere, poi quelle aperte. Le bottiglie e i sacchi aperti si contano in decimi o si pesano; le scatole aperte nell’unità di conteggio scelta.
4. Non contare ciò che non è tuo. Merce in conto vendita, resi da ritirare, oggetti del personale.
5. Segna dove sei arrivato. Se devi interromperti, lascia un biglietto sullo scaffale: riprenderai senza ricontare.

Se conti con il telefono, la scansione del codice a barre ti dà il nome del prodotto e tu scrivi solo la quantità. Per i dettagli leggi la guida sull’app per l’inventario.

Dopo il conteggio: la formula del consumo

Le rimanenze iniziali sono il valore del conteggio precedente. Gli acquisti sono tutto ciò che è entrato nel periodo. Le rimanenze finali sono il conteggio di oggi. Il risultato è la merce che è uscita dal magazzino: venduta, sprecata o sparita.

Come valorizzare il magazzino

Ogni quantità si moltiplica per il costo di acquisto, al netto dell’IVA. Usa i prezzi dell’ultima fattura, non quelli di sei mesi fa: se un fornitore ha alzato i listini, il valore del magazzino cambia. Una colonna con prezzo e data dell’ultimo acquisto ti evita discussioni.

Negozio o ristorante: cosa cambia

Per la cucina c’è una guida a parte sull’inventario del ristorante, con le zone da contare e la scheda.

L’inventario di fine anno

Alla chiusura dell’esercizio (per molti è il 31 dicembre) le imprese contano le giacenze, perché le rimanenze di magazzino entrano nel bilancio e incidono sul risultato dell’anno. Il codice civile, all’articolo 2217, prevede per l’imprenditore soggetto a certe regole contabili un inventario all’inizio dell’attività e poi ogni anno, con l’indicazione e la valutazione delle attività e passività. L’inventario fa parte delle scritture contabili obbligatorie per queste imprese. Le imprese in contabilità semplificata o con altri regimi hanno regole diverse.

In pratica: chiedi al tuo commercialista che forma vuole l’inventario (elenco per articolo, solo valore totale, data di riferimento) e con quale criterio valutare la merce. Verificate con il vostro commercialista cosa vale nel vostro caso, perché dipende dalla forma giuridica e dal regime contabile.

Un consiglio pratico: se l’anno chiude di sabato e tu conti il lunedì, registra anche i movimenti tra le due date, altrimenti il valore al 31 non sarà quello vero.

Errori da evitare

• Contare dopo una consegna non ancora registrata.
• Cambiare unità tra un mese e l’altro (cartoni a gennaio, pezzi a febbraio).
• Usare prezzi vecchi per valorizzare.
• Saltare una zona “perché non si muove”: spesso è proprio lì che si nasconde la merce ferma.
• Ricontare tutto da capo per un dubbio, invece di ricontare solo le righe con la differenza maggiore.

Il passo che pochi fanno: guardare le differenze

Il conteggio da solo non dice niente. Il valore nasce dal confronto: ordina le righe per differenza e guarda prima le prime dieci. Di solito dietro c’è una causa semplice: un’unità sbagliata, una consegna non registrata, una confezione aperta contata come intera. Dopo aver escluso queste, restano gli sprechi veri e gli ammanchi. Con mise il confronto con l’inventario precedente è già dentro l’app, e a fine conteggio esporti in Excel o PDF. Per trasformare il consumo in una percentuale sul fatturato, vedi il calcolo del food cost.

Domande frequenti

Ogni quanto si fa l’inventario?

Dipende dal tipo di merce. Una scansione mensile di tutto il magazzino è un ritmo comune; per i prodotti costosi o deperibili conviene contare più spesso, anche ogni settimana.

Qual è la formula del consumo?

Rimanenze iniziali + acquisti − rimanenze finali. Valorizzato a prezzo d’acquisto, è il costo della merce uscita nel periodo.

L’inventario di fine anno è obbligatorio?

Per le imprese soggette a certe regole contabili il codice civile prevede un inventario ogni anno (art. 2217). Le regole cambiano con il regime contabile: verificate con il vostro commercialista.

Quanto tempo ci vuole?

Un piccolo negozio può metterci un paio d’ore, un ristorante con cucina e cantina qualcuna in più. La differenza la fanno l’ordine del magazzino e il numero di persone che contano.

Posso contare con una sola persona?

Sì, ma è meglio essere in due: uno conta e uno registra, oppure ciascuno prende una zona. Evita che chi ordina la merce la conti da solo.

Che fare se i conti non tornano?

Controlla in ordine: consegne registrate, unità di misura, scarti annotati, prezzi. Solo dopo cerca sprechi o ammanchi veri.