Inventario de heladería: cómo contar cubetas, bolas, conos y envases sin perder la tarde

Por mise · Actualizado el 15/10/2026

Respuesta rápida: en una heladería el inventario cuenta las cubetas (bateas) de helado por fracción o pesándolas, las bases, la leche y la nata (crema) por kilo y litro, los conos (cucuruchos), vasos y cucharillas por paquete, los toppings por kilo y el helado envasado y las bebidas leyendo el código de barras. Las bolas servidas frente a las ventas del TPV o punto de venta muestran la merma.

Escanea el código de barras del envase o haz una foto a la etiqueta: la IA de mise encuentra el producto y lo devuelve clasificado, listo para contar. La cubeta abierta se pesa con la báscula Bluetooth y entra como fracción; al cerrar la semana ves cuántas cubetas se fueron frente a las bolas vendidas.

mise es una app de inventario y control de stock: escaneas el código de barras con el celular o tomas una foto, y la IA de mise trae el producto completo (nombre, marca, categoría y foto) y lo suma al conteo. Funciona en Android, iPhone y navegador. 7 días gratis, sin tarjeta. Probar mise gratis

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Con mise apuntas la cámara del celular al código de barras (o tomas una foto) y el producto llega completo: nombre, marca, categoría y foto. Si no lo conoce, la IA de mise lo identifica. Así se hace el inventario sin teclear nada.

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La heladería vende por bola y compra (o produce) por cubeta, y entre las dos hay una cuchara que sirve 70 g un día y 95 g el siguiente. A eso se suman las degustaciones, las cubetas que pierden calidad en la vitrina y una temporada alta que dura tres meses. Esta guía explica qué contar, en qué unidad, dónde se escapa el helado y cómo medirlo con el teléfono.

Qué se cuenta en una heladería y en qué unidad

Familia	Unidad	Cómo se cuenta
Helado en cubetas (vitrina y congelador)	cubeta de 5 L / kg	Cerradas por unidad; abiertas por fracción o peso
Bases, pastas, leche, nata (crema), azúcar	kg / litro	Envases cerrados por código; abiertos en la báscula
Fruta fresca y congelada	kg	Báscula; lo que se tira, con motivo
Conos (cucuruchos), vasos, cucharillas, tapas	paquete	Paquetes cerrados × unidades
Toppings, salsas, barquillos	kg / envase	Cerrados por código; abiertos por fracción
Paletas y helado envasado, bebidas	unidad	Código de barras; cajas × unidades

Lo envasado trae código de barras de fábrica. El helado de la casa no lo tiene: cada sabor se crea una vez, con nombre y foto, y desde entonces se cuenta por cubeta como lo demás.

La cubeta abierta: fracción o peso

La cubeta en la vitrina es donde se equivocan los inventarios. Dos formas de hacerlo bien:

A ojo, en décimas: 0,1 a 0,9 según lo que queda. Rápido, pero cada persona ve una décima distinta.
Pesando: cubeta en la báscula menos la tara. Con una báscula Bluetooth conectada a mise el peso entra solo y se convierte en fracción; con una báscula normal, foto al visor y mise lee el número.

Si produces el helado, cada cubeta que sale del obrador entra como producción y se cuenta igual. Anota también el peso de la bola que defines (70, 80 o 90 g): es el dato que convierte las ventas del TPV en kilos teóricos. Más método en inventario de cocina.

Hazlo en mise

Escanea el código de barras o haz una foto a la etiqueta: la IA de mise encuentra el producto y lo devuelve clasificado (nombre, marca, foto, peso o volumen, grupo y categoría).
Cubetas abiertas por fracción o peso con la báscula Bluetooth o foto del visor; cada sabor de la casa creado una vez con nombre y foto.
Conteo por zona (vitrina, congeladores, obrador) con tu equipo, cada uno desde su teléfono y con sus permisos.
Salidas con motivo (degustación, estropeado, caducado) y stock mínimo de conos, vasos y bases con lista de pedido en PDF, Excel, WhatsApp o correo.
Facturas en XML, Excel o CSV; ventas del TPV descontadas por la ficha técnica; merma del periodo en dinero. Sin límite de artículos, inventarios ni lecturas.

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Rutina de conteo de la heladería

Qué	Cuándo	Quién
Cubetas de la vitrina (fracción o peso)	Cada día, al cerrar	Quien cierra
Congelador de reserva, conos, vasos, toppings	Cada semana, antes del pedido	Encargado
Todo (vitrina, congeladores, obrador, almacén o bodega)	Cada mes; cada quince días en temporada alta	Dos personas, por zona
Recepción del proveedor	En cada entrega	Quien recibe: cuenta contra la factura

Cada zona es un conteo separado; cada persona cuenta desde su teléfono con sus permisos. Si tienes un punto en el paseo y otro en el centro comercial, cada uno es un local en la misma cuenta.

Ejemplo: cuántas bolas salen de una cubeta

Ejemplo con números. Una cubeta de 5 L pesa unos 3,5 kg de helado; con bola de 80 g rinde 44 bolas. El TPV registró 2 640 bolas en la semana: consumo teórico 60 cubetas. El inventario dice: inicial 38 + producidas y compradas 70 − final 40 = 68 cubetas consumidas. Son 8 cubetas de más (13%): unas 350 bolas que nadie cobró, o una cuchara que sirve 90 g en lugar de 80.

El costo por bola y por sabor se calcula en costeo de recetas; esta guía trata del conteo.

Dónde se escapa el stock en una heladería

La bola: 10 g de más en cada una son 12% de merma. Una cuchara con medida y pesar una bandeja de prueba cada semana lo corrigen.
Degustaciones gratis: regístralas como salida con motivo para que la merma real quede limpia.
Cubetas retiradas por cristales de hielo o por sabor que no vende: salida con motivo (estropeado). Si un sabor se tira cada semana, produce menos.
Caducidad (vencimiento) de leche, nata y fruta en temporada baja. Fecha en el artículo y lo que vence primero, adelante.
Conos y vasos: si hubo 1 900 pedidos y faltan 2 300 conos y vasos, 400 se rompieron o se fueron sin cobrar.
Recepción: 12 cubetas en la factura, 11 en el congelador.

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Qué hace mise en la heladería, y qué no

En resumen, lo de la caja «Hazlo en mise»: lectura por código de barras o foto, conteo por zona con tu equipo, caducidad por artículo, stock mínimo con lista de pedido, facturas en XML, Excel o CSV y exportación a Excel y PDF, sin límite de artículos, inventarios ni lecturas.

Qué no hace: no es TPV ni punto de venta y no factura. No descuenta las bolas vendidas en tiempo real: subes el informe de ventas del TPV (Excel o CSV) y mise da la salida por la ficha técnica (bola de 80 g de cada sabor). No envía alertas de caducidad: la fecha queda en el artículo y la ves en el conteo. No controla la temperatura de la vitrina.

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Sigue por aquí Inventario de cocina: cómo hacerlo Costeo de recetas: costo por porción Merma en hostelería Etiquetas de caducidad y apertura Stock mínimo y punto de pedido

Preguntas frecuentes

¿Cómo cuento una cubeta abierta?

Por fracción (0,4 si queda menos de la mitad) o pesándola menos la tara. Con una báscula Bluetooth conectada a mise el peso entra solo.

¿Cuántas bolas salen de una cubeta de 5 litros?

Depende del helado y de la bola: unos 3,5 kg de producto, que con bola de 80 g son 44 bolas. Pesa tu bola y usa tu número.

¿El helado artesanal tiene código de barras?

No. Cada sabor se crea una vez a mano, con nombre y foto, y desde entonces se cuenta por cubeta como cualquier otro artículo.

¿Cada cuánto se cuenta una heladería?

La vitrina cada día al cerrar; congelador, conos y toppings cada semana; todo el local cada mes, o cada quince días en temporada alta.

¿Cuánto cuesta mise?

7 días gratis, sin tarjeta, para probarla en tu negocio.