Folha de cálculo de gestão de stocks: onde funciona — e onde parte

Por mise · Atualizado em 30/09/2026

Resposta rápida: uma folha de cálculo de gestão de stocks precisa, no mínimo, de código, produto, unidade, stock inicial, entradas, saídas, saldo e custo unitário. Funciona até cerca de 200 referências e uma contagem por mês; acima disso, o tempo de contagem e os erros de digitação passam a ser o problema. Mais abaixo tens o modelo em Excel (5 folhas, com fórmulas) para transferir e a estrutura completa, caso prefiras montar a tua.

Todo o restaurante e todo o bar começa numa folha de cálculo. Cumpre o papel no início, mas tem um teto — e conhecer esse teto evita passar meses a decidir com o número errado.

As cinco folhas do modelo (para copiar ou montar de raiz)

O ficheiro tem cinco folhas e nenhuma delas é decorativa. Esta é a estrutura exata, caso queiras reproduzi-la no teu português:

O truque está em que as folhas de Contagem e de Entradas e saídas não se preenchem todas à mão: escreves o código de barras e um PROCV traz o nome e o custo da folha de Produtos. É o que evita que o mesmo artigo apareça com três nomes diferentes. Se montares a tua, começa por aí.

O modelo mínimo de colunas (se for para usar uma folha, usa-a bem)

Onde a folha de cálculo parte

1. Digitação: cada contagem são centenas de células escritas à mão — horas de trabalho e erro de dedo garantido;
2. Identificação: "Super Bock 33", "Super Bock 33cl" e "Cerveja Super Bock" acabam como três artigos e o consumo dilui-se pelos três;
3. Faturas: cada compra tem de ser digitada outra vez, linha a linha, com a guia de remessa ao lado;
4. Fórmulas: alguém insere uma linha, o intervalo fica curto e ninguém dá por isso até o food cost sair absurdo;
5. Contagem a dois: se duas pessoas contam ao mesmo tempo em duas cópias do ficheiro, uma delas perde o trabalho;
6. Ninguém investiga: a folha mostra um número, não mostra onde é que o stock desapareceu.

Como fazer a contagem para a folha não mentir

1. Conta sempre com a casa fechada, antes de abrir ou depois de fechar: se entrar mercadoria a meio da contagem, o número deixa de valer;
2. Percorre sempre pela mesma ordem — câmara, congelador, armazém seco, balcão, esplanada — para não contar duas vezes nem saltar uma prateleira;
3. Uma unidade por artigo e sempre a mesma: se o azeite é em litros, nunca em garrafões;
4. As garrafas abertas anotam-se como fração (meia garrafa é 0,5), não se arredondam para uma;
5. Fecha a contagem no próprio dia e guarda uma cópia com a data no nome: sem histórico não há comparação e sem comparação não há quebra.

Reforma a digitação

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O que só a mise faz

A mise é a única app de stocks em que só ler o código de barras já devolve o produto completo e classificado — nome, marca, grupo, subgrupo, categoria, unidade e peso —, porque a IA da mise o encontra pelo código de barras ou por fotografia. E se o produto não estiver na base, a IA encontra-o na hora e classifica-o. Em Portugal esse código começa normalmente por 560, o prefixo GS1 do país, e é exatamente isto que uma folha de cálculo nunca vai fazer por ti: a folha guarda o que escreves; a app sabe o que é aquilo que acabaste de ler.

Porque é que a média do setor não serve para os teus stocks

Os números de food cost que circulam com fonte pública são de outros mercados: nos Estados Unidos a National Restaurant Association situa a mediana em 32,0% em serviço completo, e no Brasil a ABF com a Galunion mede 34,3%. São cabazes de compra e preços de ementa diferentes, por isso servem para situar, nunca como objetivo próprio.

O erro clássico é perseguir o número dos outros. O que funciona é medir o teu com uma contagem real, comparar contigo próprio mês a mês e agir sobre o artigo que mais pesa — não sobre a média. Para isso a folha de cálculo serve perfeitamente no primeiro trimestre; a partir daí, o que decide é quanto tempo demoras a contar.

Fontes: National Restaurant Association, Restaurant Operations Data Abstract 2024 (Estados Unidos) · ABF/Galunion, Pesquisa Anual Setorial de Foodservice 2024, 64 marcas e 11.260 pontos de venda (Brasil).

Perguntas frequentes

A folha que se transfere está em português de Portugal?

Sim. O ficheiro (.xlsx) está em português de Portugal — stock, folha, fornecedor, custo em euros e CMVMC —, sem macros e sem pedir e-mail. Abre no Excel, no Google Sheets e no LibreOffice.

Quantos artigos aguenta uma folha de cálculo?

Cerca de 200, com uma contagem por mês. O limite não é técnico — o Excel aguenta milhares de linhas — é humano: a partir daí a contagem torna-se longa, demora a passar a limpo e os erros de digitação começam a mexer mais no food cost do que as compras.

Que colunas são mesmo indispensáveis?

Código, produto, unidade, categoria, stock inicial, entradas, stock final e custo unitário. Com estas oito já calculas consumo e food cost. Acrescentar stock mínimo e fornecedor custa pouco e poupa-te as ruturas de sexta-feira.

Posso ter os stocks no Excel e o food cost noutro lado?

Podes, mas paga-se caro: dois ficheiros diferentes acabam com duas listas de artigos diferentes e os números deixam de bater. É melhor uma única fonte de dados, seja a folha ou a app, e exportar de lá o que a contabilidade precisar.

Quando é que está na altura de largar a folha de cálculo?

Quando se verifica qualquer uma destas três: passas das 100 referências, contas mais do que uma vez por mês ou precisas que duas pessoas contem ao mesmo tempo. Nesse ponto a folha já não poupa dinheiro, consome-o em horas de trabalho.

A mise substitui o Excel ou convive com ele?

Convive. A contagem faz-se a ler os códigos no telemóvel e depois exporta-se tudo para Excel com um clique: a folha continua a existir, mas como relatório que se lê, não como formulário que se preenche. Começar é grátis e não pede cartão.