Gestão de stocks: o que é, como fazer e que ferramentas usar num pequeno negócio

Por mise · Atualizado a 06/10/2026

Resposta rápida: gestão de stocks é decidir quanto comprar, quando encomendar e quanto manter de cada produto, para não faltar nem sobrar, e medir o que se perde pelo caminho. Assenta em quatro rotinas: registar as entradas (faturas), contar o stock em datas fixas, definir o stock mínimo e o ponto de encomenda de cada produto e comparar o consumo com as vendas para ver as quebras. Num pequeno negócio faz-se em folha de cálculo até 150 a 200 produtos; acima disso, uma app como a mise poupa a parte mais pesada: lê o código de barras ou uma fotografia, a IA da mise traz o produto completo e as contagens mostram as quebras em euros. 7 dias grátis, sem cartão.

Num café, numa mercearia ou num restaurante, o stock é dinheiro parado na prateleira. A gestão de stocks serve para que esse dinheiro seja o mínimo necessário para nunca falhar uma venda, e para saber, todos os meses, quanto dele se perdeu em quebras, validades e erros.

O que é a gestão de stocks e para que serve

É o conjunto de decisões e rotinas sobre a mercadoria de um negócio: o que se compra, em que quantidade, quando, onde se guarda e como se controla. Os objetivos são quatro, e puxam em sentidos opostos:

• Não faltar: evitar a rutura de stock nos produtos que mais vendem.
• Não sobrar: menos dinheiro parado e menos produto a passar do prazo.
• Saber o custo: o valor do stock e o custo do que se vendeu (o CMVMC, ou food cost na restauração).
• Ver as perdas: separar a quebra inevitável da evitável, produto a produto.

Gestão de stocks e controlo de stock: a diferença

A gestão decide (quanto e quando comprar); o controlo de stock mede (o que entrou, o que saiu, o que existe). Não há uma sem a outra: um stock mínimo bem calculado não serve de nada se o saldo do sistema estiver errado, e o saldo só está certo se for confirmado com uma contagem de stock regular.

Os indicadores e métodos que importam

Como fazer a gestão de stocks num pequeno negócio, em 6 passos

1. Fazer a lista dos produtos com a unidade em que se contam (garrafa, kg, embalagem). Com uma app que lê o código de barras, esta lista nasce na primeira contagem.
2. Contar tudo uma vez para ter o ponto de partida, valorizado ao preço da última fatura.
3. Registar as entradas no dia em que a mercadoria chega, a partir da fatura do fornecedor.
4. Definir o stock mínimo dos 20 a 30 produtos que mais vendem: consumo diário × dias até à entrega + stock de segurança.
5. Contar em datas fixas: os produtos de maior valor todas as semanas, o resto no fecho do mês.
6. Comparar e agir: stock anterior + compras − stock atual = consumo. Onde o consumo não bate com as vendas, há quebra; comece pelos cinco produtos com maior diferença em euros.

Gestão de stocks por tipo de negócio

• Restaurantes: gestão de stocks para restaurantes, com fichas técnicas e food cost.
• Bares e bebidas: gestão de stocks de bebidas e inventário de bar.
• Lojas, minimercados e conveniência: inventário de loja e IA para lojas.
• Farmácias: inventário de farmácia, com validades e lotes.
• Hotéis e alojamento local: gestão de stock para hotéis e alojamento local.

Folha de cálculo, programa de faturação ou app?

Não são exclusivas: muitos negócios mantêm a faturação no programa certificado e fazem as contagens e as quebras numa app. Para começar sem custo, use a gestão de stocks em Excel (folha grátis); para comparar programas, veja o guia de software de gestão de stocks gratuito; para contar no telemóvel, a app de inventário.

Obrigações em Portugal

Duas regras afetam a gestão de stocks de uma empresa portuguesa: o sistema de inventário permanente, obrigatório acima de certos limites, e a comunicação do inventário à AT até 31 de janeiro, com o inventário de 31 de dezembro. Os critérios e os formatos mudam; confirme com o contabilista e no Portal das Finanças.

Perguntas frequentes

O que é a gestão de stocks?

É decidir quanto comprar, quando encomendar e quanto manter de cada produto, e medir o que se perde. Junta as compras, as contagens, o stock mínimo e a comparação entre o consumo e as vendas.

Como fazer uma boa gestão de stocks num pequeno negócio?

Contar os produtos de maior valor todas as semanas, registar as faturas no dia da entrega, definir o stock mínimo dos mais vendidos e olhar todos os meses para os cinco produtos com maior quebra em euros.

Quais são os principais indicadores da gestão de stocks?

Stock mínimo e ponto de encomenda, stock de segurança, rotação, quebra (em euros e em percentagem) e, na restauração, o food cost.

Posso fazer a gestão de stocks em Excel?

Pode, até 150 a 200 produtos e com uma pessoa a manter o ficheiro. Acima disso, o tempo de escrever e transcrever passa a custar mais do que uma app.

Qual é a melhor app de gestão de stocks para um pequeno negócio?

A que não obriga a criar os produtos à mão e que mostra as quebras por produto. Na mise lê-se o código de barras ou tira-se uma fotografia e a IA traz o produto completo; as contagens comparam-se sozinhas. 7 dias grátis, sem cartão; depois, 33 € por mês.

A mise substitui o programa de faturação?

Não. A faturação e a parte fiscal ficam no programa certificado; a mise faz as contagens, o stock mínimo, as quebras e o custo, e exporta para Excel, PDF e para o sistema de gestão.